聽起來很耳熟吧?原來如此。備份本是必不可少的，盡管越來越多的文件被添入到數字儲存，但大多數人卻忽視了備份。據美國電子消費協會提供的信息，每個可以聯網的美國成人平均有1800個數字文件，而且這個數字還在增長。
我們已經掌握了一種易于你備份而且能幫你堅持備份計劃的技術。你會發現眾多的選擇實則殊途同歸。挑戰部分是來自于選擇對你最有益的。
一、著手制定一個備份計劃
調查你的備份需求，并分析哪些是“活”的數據——這指的是你不斷著手進行且處于工作狀態的文件圖書館，與之相對的是哪些是存檔數據，即不需要修改和補充的數據。“活”數據可能包括你收集的數字音樂和商業文件，而檔案數據可能包括你過去五年的數字照片。想一想，你是否打算把所有的數據都放在一個地方，還是把數據備份到多個設備。還要考慮到你的習慣：你是否需要備份提示?還是可以任意地調用備份?
在評估完你的文件和需求后，你能更好地確定你的備份策略，并確定哪種技術組合更適合你。很可能中選的備份策略里包括各種設備和服務，這種服務與設備來自USB閃存驅動器，外置硬盤，網絡附加存儲和在線備份。
現在，許多硬件設備都包括一個備份工具;但是備份工具(不管是單獨應用程序或一個綜合的驅動器)的有用性能否被你發現將部分取決于你選擇的備份方法。 你要備份所有的文件么?或者你希望將其做得更大、更流行，同時將文檔存儲到NAS或放置在連接到你系統上的一個專門的1TB硬盤驅動器上?
從步驟2到步驟5 ，我們會找出最好的一些技術來幫助你進行備份工作，同時幫助你確認這些技術最適合在什么情況下使用，能滿足什么樣的需要。
二、組織你的文件
不同的軟件程序，包括傳統的備份程序，例如NovaStor NovaBackup Prefessional , MC Retrospect Backup, and NTI Backup 5 Advanced，我們都能在硬件驅動器上找到專門的文件類型，并根據指令將文件類型備份。但是，如果能為硬件驅動器上的文件設計一個組織化的結構，事情將會有改觀。這樣，如果你要在上述軟件建立一個日常備份，你會確切地知道從何處下手，或者決定你是否需要做快捷編譯器的手動備份。(屆時，你只需拖放文件從一個硬盤到另一個Windows資源管理器)
三、嘗試“設置且忽略式”備份
坦率地說：有時候，決定如何備份，在哪里備份的過程令人難以招架。雖然承認這一事實并不是否定進行上述第一和第二個步驟和的必要性，但有時你根本就沒費心思考慮，就想把所有的東西都保存下來。
少數裝置使開動你的系統備份異常簡單。其中的流行的方法是Clickfree便攜式備份存儲設備，這使得備份超級簡單。連接這個價值180美元，達320GB的USB設備(也有120到250Gb容量的設置，2009年將達到500GB)到你的基于Windows操作系統的PC ，所有的數據文件，包括音樂，電影，圖片，郵件和電子郵件都將進行備份。當你的驅動器連接到你的PC時，硬盤的內置備份軟件馬上啟動;該軟件支持的檔案類型多達350種。你可以選擇基本設置，或者讓驅動器來完成一切—由你來決定!這個驅動器可以保障20部PC，而且其備份是增加的。(這意味著，它進行首次完整備份，會隨后不斷發現新的文件，并將其備份)。恢復很簡單，只需要按下Restore按鈕，這樣硬盤的內置軟件就會將數據送至其原始位置。
如果你有的數據只夠填充一個或三個DVD， Clickfree銷售的DVD光盤附帶加載的相同的備份軟件。HP SimpleSave圖片實用工具使用的是就其光盤的惠普品牌版本的軟件。
Rebit磁盤驅動器備份在使用上更為方便。只需將其插入驅動器中(220美元可購買到500GB容量的)，許可內置的軟件進行備份，就將其啟動，并不斷保護你的背景。到一月底，該驅動器的軟件將得到更新，將支持以一個單一的電腦硬盤管理多達6個備份，(對于備份較小的數據集是個很好的設計，但是對于擁有多臺已負載多媒體連接的PC用戶來說，卻并非如此)該公司現在還提供了易于在CD上使用的軟件光盤，可以與任何外部硬盤驅動器連用，其網站上列出的光盤費用是50美元。
Memeo的自動備份軟件和NTI Shadow是相互競爭的獨立應用程序，兩種都可以購買，以進行實時文件備份;對比Clickfree或者Rebit，他們對于人的參與要求更多一些。
四、使用閃存
USB閃存驅動器無處不在，但現在4GB是一個基線能力，而不是高端的。16GB、 32GB ，甚至更大的存儲容量正變得越來越普遍。
使用閃存驅動器的好處是多方面的。可以將你的文件—包括重要文檔和多媒體文件，存儲在拇指大小的驅動器上，這樣你就可以使數據近在手邊，像在你的口袋里或在鑰匙扣上。許多驅動器提供軟件加密和密碼保護，甚至包括一個文件同步實用工具。SanDisk Cruzer Titanium Plus會進一步讓您與基于互聯網的存貯的驅動進行同步。
隨著其UltraBackup USB閃存驅動器信息的最新發布(上周在CES上公布)，SanDisk可謂是全力以赴。該驅動器預計在4月發布，其容量為8—64GB(售價40—200美元)在他的滑蓋內有一個可伸縮的USB連接器，所以你不用為它的蓋子擔心。集成的軟件無需安裝，而只要求你需要備份的文件類型，當你將驅動器插入，備份開始啟動;通過一個按鈕也可以進行備份。
五、輸送數據到在線備份服務
在線備份在某些情況下有意義，但在某些情況下就不可為了。基于網絡的服務(比如說Webroot Secure 備份服務)提供場外富裕存儲，這樣來保證你的數據不會受到自然或不可預計災害(如洪水、地震或火災等)的破壞。但是如果你的數據是以數十GB，甚至以TB計算(是的，Snap-happy數碼拍照者和酷愛音樂的Gurus，說的就是你們!)，在線備份可能就不太合適了。對大容量有需求的內容創建者可能更愿意把文件存儲在NAS驅動器和本地的硬件驅動器上(或在第二地址的驅動器上)，而不是要處理不斷上漲的基于網絡的備份費用。
因此，許多網站提供達2GB的免費在線備份(比如說Mozy.com和Fabrik.com)。對于基本的Word、Excel文件、PDF文件以及Powerpoint展示(至少是可以在多媒體播放的東西)，2GB還是大有作為的。對于你正在使用的文件，在線備份既方便(只要有Wi-Fi連接，就能進行)，又經濟。
這只關乎策略選擇，以及你想要保護的是什么類型的數據!
