守內安信息科技實施的電子郵件歸檔，既能夠在技術上提升企業郵件系統的可靠性和可用性，更能夠幫助公司滿足現有法律和商務方面的需求。

　　如果保存在用戶電腦上的郵件，未被有效的備份和保護，一旦遺失或硬盤損壞，將產生嚴重的后果;同時，公司原先服務器的資源有限，不加限制的存放 歷史數據，將大幅度的增加企業的郵件運營成本。所以許多公司在實施郵件歸檔前，充分的調研時必不可少的。這里，守內安從“大方向”和“小細節”兩方面來解 密郵件歸檔。

　　郵件歸檔大方向指歸檔方式，目前主流的方式有三種：

　　方式一：通過SMTP(發送協議)方式進行，指郵件服務器或郵件網關，將新郵件發送給歸檔服務器，由歸檔服務器進行整理、分析、查詢。這種情況 常常會在郵件網關上出現，比如客戶在發送郵件時，由于原郵件服務器負載過重，所以可以通過郵件網關來認證發送郵件，減輕郵件服務器郵件流量。這樣的話，歸 檔的內容來源就會是郵件服務器和郵件網關。

　　方式二：通過POP3(接收協議)方式進行，指歸檔服務器定期到郵件服務器上收取新郵件，收下后，進行整理、分析、查詢。大部分郵件服務器會有 日志功能，此方式就利用這個日志功能。可以先創建1個賬戶，開啟日志功能，那這樣，每一個郵箱新增一封郵件，郵件服務器就會復制一份到此賬戶中，然后，歸 檔服務器利用POP3協議，去此賬號中收郵件就好了。

　　方式三：通過在郵件服務器上安裝AGENT或插件，實現歸檔功能。通過此方式，架構會比較復雜，往往需要2臺服務器，1臺負責存儲數據，1臺負責數據查詢和產生報表，還要在郵件服務器上安裝插件，收集郵件。

　　方式一適合通過郵件網關認證的企業;方式二適合大部分(80%以上)的企業;方式三適合對數據要求較高且強調用戶體驗的企業。

　　幾個郵件歸檔功能的小細節

　　細節1. 附件的保存方式

　　附件是和郵件正文分開保存還是保存在一起？根據相關法律法規的規定，郵件歸檔后不可修改。如果附件和正文分開保存，就有違法律法規。所以，上市公司，建議就將附件和正文合在一起保存。

　　有些企業，無這方面的要求，只要求降低存儲空間，那就要求附件和正文分開，同一份附件保留一次，這樣可以大大降低郵件占用的空間。

　　細節2. 歸檔策略的管理

　　歸檔策略就如同檢索條件，設置越詳細，查找起來也就更快。比如，可以檢索附件中的關鍵字，可以按附件類型分類，可以區分加密附件，可以區分郵件大小，可以區分收件或發件人數等。

　　細節3. 內容的瀏覽權限

　　郵件內容不管在國內還是國外，都是比較敏感的話題。一般的三級權限管理，不能限制超級管理員。所以，要求多身份認證，才可以解決此問題。比如，瀏覽郵件內容，需要三個指定賬戶(管理員、部門經理、安全員)，輸入認證后，才可瀏覽該部門的郵件。

　　細節4. 回執的處理

　　有經驗的用戶，都會要求設置“已讀回執”或“送達回執”，這樣才可以知道郵件的狀態，開展下一步的動作。這部分的“回執”也是郵件，一種固定格式的郵件，如果存儲空間中存在大量的“回執”，占用了存儲空間，也影響檢索速度。所以，需要定期清除這部分“回執”。

　　細節5. 保存周期

　　不是所有的郵件都是需要永久保存的。相關法律法規要求，重要等級不同的郵件保存的時間不同，比如，財務部的郵件需要保存7年，研發部的郵件需要永久保存，采購部的需要保存5年等等。這樣的要求，我們稱為郵件生命周期管理，就是配合各法律法規而制定的。此功能是必選的。

　　細節6. 還原郵件的處理

　　對郵件進行了歸檔，理所當然，發生意外的時候，需要還原功能。比如，經過格式化后，郵件都不見了，怎么辦，通過郵件歸檔系統來還原，需要的郵 件。那這部分郵件會不會再被歸檔一次呢？有的系統會保留2份，有的系統就會自動在后臺刪除，因為內容都一樣，沒有歸檔的價值。只要保留還原日志就可以了。

　　以上郵件歸檔的大方向和小細節，供大家參考，有不正之處，還請大家指出。