歸檔(Archiving)——由一系列策略、流程和技術(shù)所組成，慢慢的已經(jīng)成為那些遵守法律、規(guī)范以及擁有復(fù)雜信息技術(shù)的公司所必需的業(yè)務(wù)。作為第一步，公司必須區(qū)分并且歸類信息集，然后基于數(shù)據(jù)內(nèi)容、商務(wù)規(guī)則以及信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)對這些信息集實(shí)施策略。一旦這一步做完了，已經(jīng)實(shí)施的策略就會自動執(zhí)行，從而減少管理存儲環(huán)境的成本并減少公司所面臨的風(fēng)險。
歸檔的挑戰(zhàn)
當(dāng)今，公司在歸檔方面面臨的挑戰(zhàn)如下：
確保遵守規(guī)范。一些規(guī)范，例如SEC 17a-4、NAND 3110、HIPAA、CFR Part 11以及SOX，要求很多不同產(chǎn)業(yè)的公司都需要它們的特殊商業(yè)記錄得到正確的捕獲并且通過一種安全的方式得到保持，該種安全方式可以確保記錄的完整性、可靠性以及可訪問性，并且有一些方式則有求存儲中使用的介質(zhì)不能被重寫。一些規(guī)范則保證了信息的保持力，包括對特殊時期的索引以及信息存儲。滿足遵守規(guī)范需求的核心就在于對于審核所需要的信息記錄可以有及時并快速的提供能力，一般是在24到48小時之內(nèi)。
減少電子檢索(edisconvery)的風(fēng)險。最近美國聯(lián)邦法案的修訂對電子檢索規(guī)定了更多的步驟和控制，而且，各個洲法庭以及聯(lián)邦法庭的規(guī)范對于信息破壞以及篡改做了更嚴(yán)厲的懲罰規(guī)定。在當(dāng)今訴訟請求不斷增加的商務(wù)環(huán)境下，公司必須在法律下遵守職責(zé)以保護(hù)用于某種目的的電子信息。在有電子檢索的請求時，采用傳統(tǒng)的基于序列的歸檔技術(shù)——比如磁帶，來找到電子郵件以及其它文檔時間上的代價是非常昂貴的，并且往往缺乏效率。因此針對電子發(fā)現(xiàn)的對于授權(quán)的索引信息的檢索在當(dāng)今的環(huán)境中是絕對必須的。
有效管理完全不同的知識庫、歸檔以及相關(guān)技術(shù)。當(dāng)今，公司正在尋找對不同應(yīng)用——包括商業(yè)以及公司發(fā)展的應(yīng)用的內(nèi)容進(jìn)行歸檔的辦法，以形成一個單一的歸檔架構(gòu)。但是對于目前的公司來講，已經(jīng)擁有不同的內(nèi)容資源、資源本身是不同的物理歸檔并且采用不同的歸檔技術(shù)是非常普遍的現(xiàn)象。對這些資源的管理、培訓(xùn)以及不同系統(tǒng)的技術(shù)所需要的資金是巨大的，并且這種完全不同的架構(gòu)會限制相應(yīng)的信息管理服務(wù)，比如集中的搜索/獲取、數(shù)據(jù)安全、審核以及數(shù)據(jù)完整性。
減少管理和資金成本。信息技術(shù)公司在進(jìn)行對歸檔架構(gòu)投資保護(hù)時尋求相應(yīng)操作效率的提高。管理完全不同歸檔所導(dǎo)致的結(jié)果和尋求提高信息管理操作效率并在公司內(nèi)部共享知識的目標(biāo)是完全不一致的。信息技術(shù)公司需要保護(hù)他們在技術(shù)、應(yīng)用以及信息技術(shù)策略上的投資。如果所采用的技術(shù)完全鋪開，并且公司在技術(shù)層次上仍然不能和其它組件相結(jié)合，則會限制公司投資最大化的能力。因此，軟件、系統(tǒng)以及存儲，無論是舊的還是新的技術(shù)，都應(yīng)該一起工作以形成一個集成的、整體的管理辦法，進(jìn)而讓公司進(jìn)行優(yōu)化，保證對原有技術(shù)投資的擴(kuò)展保護(hù)，懂得這一點(diǎn)是非常重要的。
確保災(zāi)難恢復(fù)的能力。災(zāi)難恢復(fù)方法和技術(shù)對于業(yè)務(wù)以及法律上非常有價值的數(shù)據(jù)是十分關(guān)鍵的。專注于保證公司信息得到保護(hù)的規(guī)范，災(zāi)難恢復(fù)計劃以及方法對于主要的和歸檔數(shù)據(jù)都非常重要。當(dāng)發(fā)生物理上災(zāi)難時，歸檔數(shù)據(jù)要能夠得到恢復(fù)，并且那些靜態(tài)的數(shù)據(jù)也可以被訪問得到。因此，當(dāng)前很多公司已經(jīng)開始依賴于遠(yuǎn)程復(fù)制功能來作為災(zāi)難恢復(fù)的方案，當(dāng)然還有一些公司使用低成本的可移動介質(zhì)方案來實(shí)施離線存儲。
