同時，如何科學審視辦公成本的構成也需要很多企業管理者轉變觀念。耗材、紙張、設備維護等支出，這些文印成本自然是我們看得見、算得出的，然而更多背后的隱形成本卻往往容易被忽視，就像員工成本、辦公效率成本等等。如何真正有效地全面降低可見和隱形文印成本？無疑，這項“技術活”需要交給一位可靠的工作伙伴來完成。
可見成本一目了然：佳能uniFLOW解決方案為你全方位監控成本
對于辦公文印可見成本的把控，實行雙面打印、進行員工打印權限設定、降低費打印率等等都是有效辦法，但同時如何全面了解企業全面的打印現狀更是執行成本把控手段的前提。佳能文檔打印管理解決方案uniFLOW可是成本監控以及策略執行的一把好手。
能夠定期為企業決策者們提供一份詳盡的打印業務健康報告是uniFLOW的一項特有“本領”。這是目前業界少有的能發現發現不良打印習慣的圖文報告。管理者可以隨時了解公司佳能智簡數碼復合機的打印成本、打印量、高峰打印時間、打印作業類型、雙面/單面打印、彩色/黑白打印等等信息，并通過各式的圖表分析來使用戶對打印狀況一目了然。
對于企業的打印特點有了全面掌握后，接下來要做的，就是通過佳能uniFLOW進行智簡數碼復合機的彩色輸出控制、按用戶計費、各部門的打印費用分攤以及打印配額管理，這些手段都可以幫助企業進行成本控制，同時使各部門的打印成本更加透明，從而進一步加強各部門的打印成本節約意識。同時，佳能uniFLOW也可以對每一位員工進行打印管理，人性化地分配不同的打印和復印額度或權限，從而通過控制用戶打印文檔的方式降低成本。
以往公司員工在打印時，通常的情況是：只要在電腦端點擊打印，另一端的復合機就會自動打印出文檔。復合機旁經常會有遺棄的廢打印文檔。而佳能智簡數碼復合機則可以防患于未然，通過ID卡打印功能實現刷卡打印，避免誤打印的發生。在實施刷卡打印系統后，員工在電腦端點擊打印按鈕后，打印作業會保留在uniFLOW服務器上，員工只有在佳能智簡數碼復合機上端刷卡，系統驗證身份后，文檔才會打印出來。如果是誤打印的文檔，員工便可以在刷卡前將其取消，避免不必要的浪費。這樣做，無疑可以有效杜絕不必要的打印浪費情況，打印的廢紙率可以顯著降低。
隱性成本把控有道：佳能遠程亦能服務貼心保障
辦公文印的設備故障在辦公室中并不少見，但往往由于無法及時維修，從而影響員工辦公的效率，嚴重的甚至會造成日常辦公無法正常運轉。這為企業造成的損失就是往往企業管理者容易忽視的隱形成本的提升。如果擁有更加高效、快捷的售后服務，在第一時間應對文印設備故障，那么就不再會出現類似因小失大的事情了。
佳能為此提出了應對之道。他們將已在海外市場成功應用的遠程亦能服務引入中國。目前，佳能遠程亦能服務適用用戶主要是已經在使用MG服務和使用佳能數碼復合機產品的企業用戶。使用遠程亦能服務后，佳能數碼復合機將自動通過遠程服務系統發送設備報錯詳細信息：如設備錯誤、卡紙代碼等設備的當前狀態到全球服務器上，全球服務器即時反饋到佳能中國技術熱線中心，技術工程師首先致電客戶解決問題，如無法通過遠程指導解決，將派出售后工程師上門服務。這相比于以往找人維修，需要支付修理費，零件費，甚至交通車費以及人員、時間的成本相比，的確是更簡單、更省錢。
此外，對于用戶來說，使用佳能遠程亦能服務，可以直接通過服務器自動發送郵件統計耗材使用情況，用戶無需耗費精力和空間儲備備用耗材，也不會發生耗材的短缺，在耗材余量到達設定值時，佳能服務專員會主動聯絡用戶配送耗材。
服務工程師可隨時掌握設備運轉情況，及時解決機器的潛在問題，確保機器一直在最佳運行狀態。有一位用戶有過這樣的經歷：“之前的打印效果一直不太理想，經常要重新打印，耗費了時間不說，也造成了很多紙張的浪費。”但享受了MG以及遠程亦能服務后，佳能工程師會主動設置好相應的輸出格式，現在再也不用守候在機器旁邊看守并隨時放紙，一張張去掃描或者復印了。這種工作效率的提升，實際上也是節省隱形成本的一種體現。
無論是可見成本還是隱形成本，辦公文印環節的成本把控始終是企業一項系統性的長期工作，其中的每一個環節都不容忽視。從前期的打印監控及成本分析、到使用過程中推出有效的降低文印成本的手段，再到后期維護避免隱性成本的增加，從軟件平臺到硬件設置，佳能智簡數碼復合機都有一一應對的解決之道，也將對企業文印成本把控帶來顯著支持。
