化繁為簡(jiǎn)勢(shì)在必行
談及翠豐上費(fèi)控系統(tǒng)的初衷，翠豐中國區(qū)財(cái)務(wù)總監(jiān)沈麗說道：“我們集團(tuán)的組織架構(gòu)非常復(fù)雜，導(dǎo)致我們?cè)趤喼逈]有報(bào)銷系統(tǒng)，只能通過線下的EXCLE表格提交和審批。但是我們?cè)趤喼抻蟹浅６嗟膯T工出差，再加上我們的報(bào)銷政策非常復(fù)雜，給員工填報(bào)和財(cái)務(wù)審批都帶來了巨大的挑戰(zhàn)。同時(shí)，由于外部稅務(wù)對(duì)于發(fā)票的嚴(yán)格要求，以及內(nèi)部差旅費(fèi)用多維度報(bào)表的需求，也加大了我們財(cái)務(wù)的壓力”。
決策依據(jù)：高效的業(yè)務(wù)適配性
作為具備業(yè)務(wù)思維的資深財(cái)務(wù)總監(jiān)，在進(jìn)行選型時(shí)，沈麗考慮的不僅是產(chǎn)品的功能是否滿足她們的需求，她更關(guān)注滿足她們的需求需要花多久的時(shí)間和多大的代價(jià)。同時(shí)，當(dāng)外部政策及內(nèi)部業(yè)務(wù)發(fā)生變化時(shí)，系統(tǒng)是否能夠簡(jiǎn)單、快速的適配，也是她考量的重要因素。
“簡(jiǎn)約智享團(tuán)隊(duì)非常專業(yè)，在我們前期非常短的溝通中，我們了解到簡(jiǎn)約智享可以很快地實(shí)現(xiàn)我們至少85%的需求，而且實(shí)施的時(shí)間相當(dāng)短，在兩三個(gè)月內(nèi)就可以上線。所以我們毫不猶豫地選擇了簡(jiǎn)約智享。”沈麗如是說。
兩個(gè)多月實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)上線
在項(xiàng)目實(shí)施的初期，結(jié)合翠豐的報(bào)銷政策、審批環(huán)節(jié)等信息，項(xiàng)目組先搭建出一套系統(tǒng)環(huán)境，向翠豐的財(cái)務(wù)管理人員進(jìn)行直觀的演示。在這個(gè)過程中，翠豐的財(cái)務(wù)人員可以通過流程演示，清晰地看到哪些流程可以滿足需求的，哪些需要修改和優(yōu)化。而修改的過程同樣在簡(jiǎn)約智享的平臺(tái)通過配置就可以快速實(shí)現(xiàn)。經(jīng)過不斷迭代的配置過程，簡(jiǎn)約智享最終用兩個(gè)多月的時(shí)間就完成了翠豐費(fèi)用管理系統(tǒng)的搭建。
立竿見影的使用效果
簡(jiǎn)約智享的上線，解決了困擾翠豐集團(tuán)數(shù)年的費(fèi)用管理難題。
首先，員工報(bào)銷周期縮短至5天。通過將翠豐復(fù)雜的報(bào)銷政策植入系統(tǒng)，員工無需記憶復(fù)雜的費(fèi)用政策，系統(tǒng)自動(dòng)提示合規(guī)性;員工還可以通過語音對(duì)話一鍵創(chuàng)建各類單據(jù)，大大提升了員工的填單效率及報(bào)銷體驗(yàn)。員工的平均報(bào)銷時(shí)間從之前的一個(gè)月，減少到了現(xiàn)在的5天。
其次，管理人員審批效率大幅提升。通過預(yù)算聯(lián)查、智能審批助手提示超標(biāo)單據(jù)，管理人員有了審批依據(jù)，提高審批效率的同時(shí)，也可以實(shí)時(shí)進(jìn)行管理優(yōu)化。
使用簡(jiǎn)約智享后，最受益的還是財(cái)務(wù)人員。系統(tǒng)針對(duì)超標(biāo)的單據(jù)會(huì)帶有合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)提示，再加上圖像OCR技術(shù)可自動(dòng)識(shí)各種票據(jù)類型，并自動(dòng)完成發(fā)票驗(yàn)真去重，大幅提升了費(fèi)用的合規(guī)性。
同時(shí)，系統(tǒng)可以自動(dòng)帶出會(huì)計(jì)科目、生成財(cái)務(wù)憑證，并批量導(dǎo)入財(cái)務(wù)系統(tǒng)，大大提高了財(cái)務(wù)人員的效率。
簡(jiǎn)單運(yùn)維，隨需應(yīng)變
“另外值得一提的是系統(tǒng)的敏捷性，當(dāng)公司有新的業(yè)務(wù)需求時(shí)，系統(tǒng)可以通過改變配置將新需求得以落地。比如，當(dāng)我們的組織架構(gòu)變化時(shí)，系統(tǒng)可以按新的組織架構(gòu)生成以往月份的數(shù)據(jù)報(bào)表。這些操作我們財(cái)務(wù)人員就可以實(shí)現(xiàn)。“沈麗欣慰地說道。
工欲善其事，必先利其器。對(duì)于翠豐來說，使用簡(jiǎn)約智享是財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的第一步。用沈麗的話說：”簡(jiǎn)約智享幫助我們大幅提升財(cái)務(wù)人員工作效率的同時(shí)，讓我們有能力、有數(shù)據(jù)成為業(yè)務(wù)的助手，幫助公司去管理、決策和創(chuàng)新。”
