每個月底看到一摞發票的時候，您是不是總會愁眉不展？而對于開德阜國際貿易（上海）有限公司的員工來說，報銷已經不再是麻煩了：“無論何時何地，只要打開手機上 SAP Concur的差旅報銷APP，把各種票據拍照上傳，點擊發票提交按鈕……才花幾分鐘就能提交報銷，真是輕松省事！“
 

開德阜國際貿易（上海）有限公司是一家專注于中國市場工程塑料分銷和市場開拓的德資企業，為國內眾多汽車生產廠家、零部件配套商、手機、電器的生產商提供各種工程聚合物以及高性能塑料。公司隸屬于德國Feddersen集團，包括負責生產的開德阜工程塑料（蘇州）有限公司，以及位于北京、廣州、長春、天津和重慶的辦事處和分公司。


“以往，在每個月底的報銷日，IT團隊經常需要面對幾十位員工在同一天內集中咨詢關于費用報銷軟件的使用問題。而現在，靈活且高效的SAP Concur差旅和費用管理系統為每一位員工創造了簡單輕松的報銷體驗。”開德阜國際貿易(上海)有限公司IT經理撒忠懋表示。

 

“先花費，后審批”的管理迷局

銷售人員對于貿易公司至關重要，尤其在開德阜，有將近50%的員工為銷售人員。由于業務需求，他們面臨大量的客戶拓展任務和頻繁的國內出差，因此在客戶招待、市內交通和住宿費用方面的花費很龐大。開德阜曾經使用內部研發的報銷系統來進行費用報銷管理，但是系統的功能設置只能滿足基本需求，在使用過程中也遇到很多的挑戰：


缺乏靈活性：原有的差旅報銷系統必須使用PC端連接內網才能登錄，這就為難了平時都奔波在外地的銷售人員，他們對每個月底都要趕回辦公室花一天的時間來做報銷感到頭疼不已。對公司而言，這也造成了工作時間和交通成本的浪費。另外，但凡員工不知道如何使用報銷統或者使用中出現問題，他們都會集中在報銷日前來咨詢IT管理人員，給IT團隊也帶來極大的工作負擔。


含糊的報銷費用：由于業務需要，銷售人員在客戶招待方面時常產生較高的費用，即便規定了每個人餐飲的標準，也不免發生超額報銷餐飲費用的情況。由于原來的報銷系統沒有事先申請和審批的流程，公司既無法判斷這筆費用的真實性，也不方便進行系統監管，造成很多未知的成本浪費。


欠缺掌握費用的洞察：原有的報銷系統只能提供零散的費用數據，財務人員很難從中獲得有價值的數據分析，無法有洞察力地了解員工的費用花費，更不能幫助公司實現成本節約。

 

選擇SAP Concur ，就是選擇更高的工作效率


基于上述挑戰，開德阜急需一套高效且靈活的解決方案來建立符合業務需求的差旅和報銷體系。2017年初，開德阜將視野聚焦在SAP Concur，并因其卓越的移動端使用體驗，于7月份開始正式部署。SAP Concur幫助開德阜在一年內達到了很好的預期效果，并提升了其企業員工的滿意度和工作效率。


借助SAP Concur的手機應用程序，員工省去了專程趕回辦公室登錄電腦進行報銷的困擾，并且把原先需要一天時間才能完成的報銷工作，分攤到了平時的零碎時間。在每筆費用發生之后，員工就可以通過手機將這筆費用記錄下來并上傳。而到月底，只需檢查費用是否正確，如果沒有遺漏就可以直接提交報銷。


對于財務人員而言，工作效率的提升也是成效顯著。在之前，各個辦事處的員工們會統一把紙質報銷憑證快遞給上海的財務部門，財務人員每月最少花上幾天去審批全公司100多個員工的花費。而現在，因為所有電子票據自動上傳到系統中，財務人員可以很方便地在線審查，審核時間縮短至原來的1/3。同時，企業員工收到報銷費用的周期縮短了25%。員工能夠很快拿到報銷費用，切實感受到了由差旅及費用管理系統帶來的好處。


令人更感到欣喜的是，工作效率的提升在IT部門也得到體現。原來因為報銷每個月只做一次，員工會在報銷截止前集中向IT團隊咨詢，導致IT人員的工作量在這段時間內激增。現在，他們不再需要向往常那樣集中一天來處理諸多員工的報銷系統使用問題。另外，IT人員在維護差旅與報銷系統上所投入的時間和精力也大幅降低，原有的財務報銷系統需要人工維護，特別是在維護服務器的穩定性，以及針對系統的數據庫進行備份等方面；但使用SAP Concur基于云的費用報銷平臺后，IT人員不需要花時間維護系統，他們的時間可以投入在其他更關鍵的項目上，為企業創造更多價值。
 

不止是成本節約，更是財務合規之道 


雖然公司對于費用報銷有一定規定和限制，員工在實際花費的時候還是偶有出現超額使用的情況，尤其是在客戶招待費和節日禮品等費用。而現在，員工在費用使用前需要通過SAP Concur先進行事先審批，財務人員可檢查合規性，并合理管理超額費用支出的申請。由此，過去招待費報銷管理難的情況得到改善，有效約束員工遵守費用的合規性要求。


“通過這樣良好的管控機制，經過一年多的使用，我們的報銷費用占總運營費用的比重顯著降低。更重要的是，在企業內部慢慢形成了財務合規化的氛圍，大家都按照規范和流程來進行，無論是差旅申請和預訂，還是報銷和管理，都非常順暢，我們的工作效率更高了，員工的滿意度也更高了。”撒經理說道。
 
深化財務分析，向生態系統要效益


在總結SAP Concur給企業帶來價值的時候，撒經理分享，“靈活和高效是SAP Concur為我們帶來的重要優勢。因為它可以解決我們員工在任何地點完成報銷的工作訴求，將之前的密集費用報銷時間碎片化。每天幾分鐘可能不覺得占用時間，但是一個月下來就能節省出好幾個小時的工作時間。”

接下來，開德阜正計劃有針對性地開展財務管理的分析與優化工作。“我們會利用SAP Concur得出的分析報表來更多維度地進行分析處理，希望可以與包括酒店和航空公司在內的眾多合作伙伴談判合約價，并借助SAP Concur成熟的差旅與費用管理生態系統，進一步提升效率和節約成本。”

此外，開德阜目前正在調查東南亞市場企業報銷的具體情況，會依此制定報銷標準，預計未來不久將會在新加坡、泰國和馬來西亞等分公司實施SAP Concur。