企業或許在確保自身網絡安全及自身數據安全保護上下足了功夫，但在信息飛速傳播的時代，做好這些還遠遠不夠。業務往來的需要，企業需要將一些資料以電子文件的形式發送給客戶或者合作伙伴，外發的文件若處于不受控狀態，帶來利潤的合作伙伴或許就將演變成企業機密泄露甚至企業潰敗的惡敵！

企業在與客戶及合作伙伴的日常業務往來中，數據安全威脅通常表現在以下幾個方面：

·企業將內部重要數據發給客戶后，客戶可能將這些核心資料傳遞給其他用戶或者競爭對手使用，這些用戶又會將資料傳遞給另外的人員使用。如此循環，企業商業機密信息將大范圍不受控制地任意擴散、傳播，甚至成為別有用心之人的牟利手段。

·文件在整個外發使用過程中，不同的人員會參與其中，如果不對外發文件的生命周期內進行記錄，則很難保證外發文件的安全使用。

·企業的外發文件即使采取身份認證、使用范圍限制和使用權限的控制等手段來保護外發文檔的安全，但出差、外出辦公等造成筆記本丟失等情況的發生，也會出現文件容易被非法破解而導致數據的泄露。

·如果客戶和業務合作伙伴沒有使用加密等手段來保護敏感信息及實現安全數據共享，當他們的計算機被攻擊或者他們的員工以不合法規的方式發送敏感數據時，這自然也會成為你們公司的問題。

早期的一些外發文件控制系統，采用格式轉換的方式，配以專用的瀏覽閱讀工具，使用權限控制強度不夠，外發文件制作效率低下，用戶使用起來很不方便。這類系統能夠控制的文件類型也非常有限，導致這些產品不能很好地滿足用戶的需求。

虹安DLP文件外發控制管理系統，結合企業在協同業務往來過程中對外發文件的控制和管理要求，制定了針對性強的外發控制管理策略。通過成熟的加密機制及控制外發文件的使用權限和期限，防止文件再次擴散，有效防止機密信息泄露。

首先，通過數據加密和壓縮機制對需要外發的文件進行機密性防護處理，防止各種方式的信息泄露以及意外丟失所帶來的安全風險。

其次，通過外發文件的身份認證以及使用范圍的限制，經過授權使用的用戶、環境才能打開外發文件，有效保護外發文件的傳播次數和范圍。另外，配置統一的外發文件授權，特定人員具備制作外發文件的權限，杜絕非法用戶利用制作權限進行惡意操作并將內容泄露。

再次，通過細粒度的外發文件使用權限控制，可以有效限制外發文件使用者的操作權限，防止授權用戶通過打印、復制、打開次數以及打開時長等途徑將數據泄露。

最后，虹安DLP文件外發控制管理系統提供統一的授權管理機制、密文直接制作、外發文件還原、外發文件制作模板等功能，方便用戶進行文件外發制作，滿足用戶多樣化的需要變化。

企業對于商業秘密的保護，不能僅滿足于與合作伙伴簽訂保密協議就萬事大吉，還必須實施專業的技術對策，保證保密措施落到實處，密切跟蹤市場動態，及時發現并制止侵權行為，保證公司的商業秘密不被竊取或泄露，維護公司的核心競爭力。另外，作為市場經營主體，保護知識產權，可以通過法律手段追究侵權人的責任，挽回經濟損失。但最根本的還是要加強防范措施，將泄密防范于未然。