無論你是在討論某個公司還是普遍環境中，電子郵件都是通信中不可或缺的部分。從日常事務到最高機密，在許多公司中，特別在信息技術專業人士當中，電子郵件都是默認的通信方式。這也就使得有很多電子郵件會誤用和濫用的事情發生，給人們造成困擾。

出于這種考慮，TechRepublic的成員PenguinVitamins決定在我們的論壇中展開一個討論，倡議社區中的成員討論最常見的電子郵件誤用。他獲得了大量支持或反對他論點的回復，并形成了一個值得關注的誤用及相關解釋的列表。

電子郵件錯誤使用方式列表
這里是PenguinVitamins的原始列表以及Jaqui和DT-IT的附加列表。

1、回復在電子郵件分配表（distribution list）中收到的郵件。大家犯的一個相當常見的錯誤是簡單地回復在電子郵件分配表中收到的郵件。并非列表中的所有成員都需要進行回復，而且在大多數情況下，由于回復消息都使用相同的原始收件人列表而變成“垃圾”郵件。
在回復沒有編輯收件人列表的郵件之前你應該詢問自己的問題是：
你的回復打算向整個分發列表發送嗎？如果不確定，請相應地修改收件人列表。在多數情況下，你會打擾列表中的其他成員。

2、從大型分配表的接收和遞送報告。接收報告對跟蹤電子郵件回復很有好處，但是如果你不需要它就沒有效果了。
在第一次通過大型分配表發送消息時啟用接收報告之前，你應該問問自己：
a.你在意收件人是否收到這個郵件嗎？如果不是很在意，那么就不需要接收報告。
b.你確實希望在你已經擁擠不堪的電子郵件收件箱中收到大量的報告嗎？

3、將允許接收報告作為默認設置。你可以要求你發出的每個電子郵件發送報告或閱讀接收報告。但是有這個必要嗎？這樣會影響效率。不能被所有電子郵件接收者接受。
在你的電子郵件客戶端程序中將接收報告設為默認設置前，你應該考慮下列因素：
a.你是否在意接收報告閱讀了你的所有消息？包括抄送（cc）的電子郵件。
b.你需要跟蹤所有你發送出的電子郵件嗎？這樣做的真實原因是什么，沒有更好的變通之策嗎？

4、對抄送（cc）的使用。我希望刪除cc功能。在所有組織中這可能是最經常被濫用的特性，它意味著一封電子郵件可能會被毫無意義地轉發很多次。
在cc欄中輸入某人的電子郵件地址之前你應該問自己的問題是：
a.郵件急需使用cc作為收件人，換句話說就是他們閱讀或回復一個cc郵件對你很重要？
b.你只是用它告訴你的老板你已經按他或她的要求完成了一項任務？

收件人（包括你的老板）已經在他或她電子郵件收件箱中設置了過濾cc郵件是件很好的事情，將它們移到廢件箱或某個特別不重要的郵件目錄中去。

5、不向來自內部或外部的源電子郵件中增加任何信息，而直接轉發郵件。在現實生活中，如果你發現有用的東西，你會跑到某個人面前而且可能說“嗨，John，來看看我找到了什么，這可能會對你正在做的事情有很大的幫助”...。所以為什么你會讓自己扮演一個郵件中繼的角色？你直接將一份電子郵件轉發給某人而不提供一些解釋或輸入，別人可能不理解你為什么會向他或她轉發這份電子郵件，或者可能并不喜歡你這樣做。如果你希望幫助別人，請以更好的方式表達。

6、將所有字和句子都大寫或寫成粗體。大寫在某些時候是必要的，但是在電子郵件中就不必要了吧。

7、在走廊中或向電話那頭的某人問他或她收到你的電子郵件了嗎。對問這樣問題的人我的標準回復是“沒有，還沒有看到”。那么為什么還要先用電子郵件呢？編輯一封電子郵件要比給別人打電話要花更長的時間。你在電子郵件消息中要求回復或采取某種行動并且限定時間了嗎？

8、暗送（Bcc）和電子郵件。該功能是“無禮且不適當的”。你將一封電子郵件寄給一個人，而這個人將其又拷貝發送給另一個人，這種情況是無法讓人接受的，而且多數情況下是不道德的。給某人發送一封電子郵件，然后將這封電子郵件的拷貝以BCC的格式發送給另一個人，附帶一個解釋或這樣做的原因，這樣會更容易讓人接受，舉例來說，以下面的話開始：“嗨，Greg，我已經將這封電子郵件發送給John，并且覺得你也應該看一看等等”。

9、冗長的電子郵件，冗長的回復再回復，再回復。這樣利用電子郵件進行討論效率相當低。你已經看到了，回復，然后回復再回復。這封郵件產生了多個版本，包含所有的回復信息，這會讓人迷惑和困擾。在第三次或第四次回復了源郵件后，你應該問自己的問題是：這個討論不能通過電話，電話會議或在會議上完成嗎？請記住你花費5，10甚至20分鐘準備你的回復，對方可能也是如此回復。一個小時的會議可能會縮短這種討論。

10、標題，頁腳和問候語...太麻煩而懶得將它們添上？例如，在郵件消息的結尾你確實想說“此致敬禮”？從瀏覽你的郵件內容開始，你以正確的問候語開始你的電子郵件嗎？例如，Dear John，Hi John等等。另一種情況是對方可能有也可能沒有時間回復你，所以你提供了其它聯系方式嗎？良好的習慣和公司商標是在標準化電子郵件的問候語、內容、頁腳信息和承諾聲明上必須要有的。

11、a.在回復時將它們放在前面。如果收件人略去（標題消息），那么你的電子郵件對他們就毫無意義。想要在源消息之后進行回復或刪除引用文本，應該在回復部分后插入你的回復。
b.在回復過程中無需多余的修飾。觀察大多數署名，他們是在你點擊發送之后才添加上去的，所以如果該消息被發送了4次也就有4個署名，這是沒有必要的，刪除他們。

12、令人眼花繚亂的格式。無需如此，那些漂亮的顏色，精致的字體等等除了增加系統的負擔外完全是種浪費。

13、發送附件。不要這樣做－除非別人要求你回復某個文件，否則永遠不要發送附件；然后，確保郵件是普通文本、xml、pdf的格式。特殊的格式在PDF中是可以的，如果這是一封普通的信，最好是文本。

14、過度而沒有必要的素材引用。我認為這可能被看作太懶而不愿進行編輯的結果。ALL CAPS是一個編輯注釋的簡便方法，無需在郵件的各部分之間重定格式，在涉及純文本的時候尤其如此。精縮電子郵件是必要的。

15、源信件上缺乏恰當的標題和RE：回復別人信件的時候沒有取一個合適的標題，或者只是因為太懶和不愿填寫標題。