也許某一天，你離開了辦公室，第二天早上迎接你的將會是什么呢？457封電子郵件！其中埋藏著一封來自某位大客戶或者你戀人的重要回信.但你怎么才能從大量的垃圾郵件和新聞組消息中找出這封郵件呢？如果處理不當，那封重要的信很可能會就此丟失了.
電子郵件使我們縮短了地域之間的距離，通信變得空前的迅速和方便，但是它也帶了來新的麻煩.你可能每天都收到垃圾郵件，處理成堆的郵件浪費了大量時間.下面我們將向你展示理清這混亂不堪的局面，回收收件箱空間的方法.同時還為你提供清除垃圾郵件、防范病毒以及快速訪問到有用信息的技巧.
第1步：追蹤垃圾郵件
想知道那些討厭的甚至是攻擊性的郵件來自何方嗎？通常你能從郵件頭部信息中發現線索，它顯示了郵件抵達你的收件箱前所經過的每一站.
1.查看郵件頭部信息
要查看郵件頭，你一般需要打開郵件程序中的一個選項.例如在NetscapeMessenger中，打開郵件并點擊“View”（查看）/“PageSource”（頁面源代碼）.
2.分析郵件頭部信息
解析郵件頭的最好方法是使用免費的解讀工具,例如SamSpade（可在http://www.samspade.org下載）.將電子郵件的郵件頭拷貝下來，在SamSpade中選擇“Edit”（編輯）/“Paste”（粘貼）.該程序將為郵件頭的每個段加上注釋，告訴你該段的含義以及某個給定的頭是否是偽造的（這是垃圾郵件制造者的慣用伎倆）.從上（抵達你收件箱前的最后一站）至下（郵件發出的地方）閱讀郵件頭，即使郵件頭是偽造的，一般你也可以找出郵件出自何處.
第2步：求助于ISP（網絡服務提供商）
阻止垃圾郵件的最佳地點是在你的ISP，在那里可將它攔截在你的信箱之外.
1.首選檢查你的ISP是否提供垃圾郵件過濾器，如果有,將使你根本就看不到這些討厭的垃圾郵件.
2.如果你的ISP沒有提供垃圾郵件過濾器，你可以自己安裝一個，或者注冊一個過濾服務，由過濾服務先接收你的郵件，然后再轉發到你的ISP帳號.ImagiNet（http://www.imagin.net）便提供此項服務.
第3步：偽裝你的郵件地址
垃圾郵件制造者為了搜集郵件地址發出自動收集程序到Internet公告板和論壇上，搜索有效的電子郵件地址.當你向公告板發送信息時必須小心，不要成為收集程序的目標.你可以在你的地址中添加一些文字，使自動收集程序無法識別你的地址，而人們卻可以容易地識別出.例如：your_nameNOSPAM@yourispREMOVE.com，其中的用戶名和域名讓自動收集程序毫無用處.這一招是很管用的，當我在論壇上發表言論時就是這樣防范的，當然你可以把那個名稱（即“NOSPAM”和“REMOVE”）取得更好記.
第4步：挫敗垃圾郵件制造者的最新方法
垃圾郵件制造者會確認你的電子郵件地址是否有效，他們的最新方法是發送一個HTML格式的郵件，在郵件中的某個地方有一個幾乎不可見的單像素點圖形.
如果你在線閱讀該郵件，則HTML將向垃圾郵件制造者的服務器請求該圖形，這就確認了你的郵件地址是有效的，因為有人打開并閱讀了該郵件.
這聽起來不大可能？垃圾郵件制造者完全可以做到這一點，他們將收件人地址添加到請求圖形的HTML標記上，當垃圾郵件制造者檢查他們服務器上的通訊情況時，便可發現哪些地址是有效的.
如何避免這種情況
為了避免這種情況，方法有二種：
（1)將你的電子郵件程序設置為不能自動顯示HTML.例如，NetscapeMessenger有一個選項可以控制顯示內附件或鏈接形式附件.選擇鏈接選項后將不顯示HTML.
(2)另一個方法是下載郵件后脫機閱讀，或使用預覽窗格閱讀你的郵件，這樣，你無需真正打開郵件便可以看到郵件內容并決定是否刪除它.
第5步：了解存儲空間限制
別忘了，無論是基于ISP的還是基于公司的服務器，大多數電子郵件帳號都設置了你可以使用的最大存儲空間，一般是5Mb到10Mb.當你的郵件占用的空間超過這一限額時，服務器將會拒絕接收新的郵件. 雖然聽起來10Mb的郵箱空間已經很大了，但那些附件較大的郵件會很快占滿你的郵箱，你的ISP可以告訴你郵箱空間的上限是多少，但你并不能由此得知郵箱當前已占用的空間大小.為了避免這種情況，你應當自己來關注收到的郵件.例如，在Outlook中，你可以選擇“Tools”（工具）/“RemoteMail”（遠程郵件）/“Connect”（連接）來僅僅下載郵件頭，而不包含郵件體和附件.這樣你可以檢查郵件和附件的大小，然后將大的郵件打上標記以便刪除.如果你是在公司的電子郵件系統上，則應該詢問網絡管理員你的電子郵件信箱空間上限是多少以及現在還剩多少可用.如果你收到的郵件太多，則可以將重要信息拷貝到本地硬盤上單獨長期保存.
第6步：故障和后備郵箱
1.查清故障
如果你的電子郵件軟件無法接收郵件，這有可能是因為你的郵件空間已經用完. 這時你應該檢查你的郵件服務器是否在運行，如果是正常運行，則檢查郵件服務器是否因為隊列中的垃圾郵件致使通訊流量減慢和堵塞.為此你可以向自己發送一個郵件做測試.大多數系統允許用戶使用單個帳號向自己發送郵件.如果你的郵件沒有在你的收件箱中出鄭？蛐枰？肽愕？SP聯系并請求解答.
2.后備郵箱
設置一個后備郵箱可以防止你的正式郵箱出問題后，影響你正常的電子郵件接收.最簡單的方法是獲得一個免費的電子郵件帳號.此類電子郵件申請很簡單，我推薦Yeah.net的電子郵件信箱，只需要填寫4個選項就完成全部申請過程.相對于其它免費電子郵件信箱的申請，簡單得多.以后，在你的電子郵件帳號停掉時可以使用它.
