在如今的商業環境中，我們對辦公軟件的期待決不僅僅是收發電子郵件的能力、排版文檔、制作工作表以及創建幻燈片這么簡單。我們還需要有辦法保護這些文件不受非授權人的訪問，感染惡意代碼，以及防止我們的文件被共享的對象將其濫用。是否擁有一款好的文檔管理系統無疑是企業重點考慮的問題，在決定選用哪種文檔管理系統來保護文檔安全時，要重點考慮加密的方式及技術，以前沿科技的文檔管理系統為例：
一般來說文檔管理系統的加密方式分為三大類：自動加解密、手動加解密，以及手自一體加解密。
1.動態硬盤掃描自動加密
傳統加密方式必須由管理員來進行操作，盡管可以采用批量加密的方式，但是工作量依然很大。一款好的安全管理系統，應該對內部網絡中或終端計算機中已有的所有文檔不需要任何手動加密操作，能夠進行動態硬盤掃描自動加密，直接將已有的未加密的文檔自動轉為加密文檔，從而使企業信息數據輕松進入安全平臺系統，由不受控狀態，自動進入受控狀態。
2.自動加密新建文檔
如何有效防止文檔作者本人有意無意泄密，一直是文檔安全產品的一大難題。與傳統的文檔安全產品不同的是，前沿文檔安全管理系統支持文檔新建強制加密。在任何安裝了前沿文檔安全管理系統客戶端，并且通過管理員審批的計算機上，用戶創建的新建文檔都會被強制自動加密，且加密過程完全透明，客戶端用戶絲毫感覺不到文檔已經變為加密狀態。例如，當一位用戶新建了一個WORD明文文檔，并且打開進行編輯，此時這份新建文檔已經成為了加密文檔。加密文檔無法被非法，或合法非權限使用者進行操作，從而真正做到從文檔生命周期開始，全程保護公司數據信息。
3.手動加密文檔
對于更注重成果保護的企業來說，不需要系統強制加密所有的文件，而是希望給用戶更大的自主選擇權限，有選擇性的加密重要的文件。前沿文檔安全管理系統，為這類用戶需求提供了手動加密功能，用戶可以使用客戶端手動加密選擇需要加密的文件，并對這些加密文件進行權限和策略的管理。同時，用戶計算機上的明文文件的使用也不受影響。
4.手自一體加密文檔
手自一體加密方式將完全動態自動加密技術和靈活自主的手動加密技術相互結合。在系統中安裝統一的客戶端，只需要經過簡單加密方式的定義，就可以讓一部分客戶端使用自動加密方式，而其他客戶端將使用手動加密功能，同時與高度細化的授權管理機制相結合，實現電子文檔的全生命周期安全管理。適合于組織機構復雜、管理靈活的高科技企業和設計研究單位。
總結
一款值得用戶信賴的文檔安全管理系統，應該根據用戶的使用和管理流程的特點，選擇靈活多樣的加解密方式。確保企業在迅速進入數字資產安全平臺，全面保護企業內部的電子文檔資產的同時不會帶來管理成本的提升和工作流程的改變。
