企業搜索：如何掌控合適的度

企業搜索看似完美無缺：員工借助它，無需在FTP站點和怪異的文件名之間沒完沒了地搜尋，就方便地能找到自己的所需文件和文檔，從而提高了生產力。人們對企業搜索的這種良好印象會一直持續下去，直到有一天他們開始發現本來并不需要的東西為止。搜索能成為安全和合規的噩夢。

搜索廠商Autonomy公司美國區CEO斯托弗·艾根（Stouffer Egan）介紹說，一家國防工業承包商曾將機密信息網與絕密信息網隔離開來，但是機密網絡上的員工仍然能搜索到本該在絕密網絡上的內容。真是糟透了。

合理的搜索標準必須是，如果你用不同的方法都不能在網絡上訪問某些信息，那么即使通過搜索，你仍然無法找到這些內容。富國銀行（Wells Fargo）在進行一項實驗，嘗試著讓公司主管與客戶和員工在網絡日志（Blog）上進行交談，該銀行甚至還建立了自己的虛擬世界。但是，由于身份認證的復雜性，該銀行還是對企業搜索設定了限度，以限制員工在數據庫中的搜索能力。此外，富國銀行還將其應用開發和部署時間的80%用于授權和認證等安全環節。

即使信息和特定應用層都有口令保護，也并不意味著這些層已被準確地分類。某家公司發現，其搜索系統可以在極少被訪問的那部分文件系統中，發現敏感的員工工資信息，費雷斯特市場研究公司（Forrester Research）分析師馬特·布朗（Matt Brown）介紹說。所謂的“含糊的安全性”，其實就是伺機而發的事故的代名詞。

企業搜索的最后一個風險在于，如果索引資料不充足，以致無法體現搜索的價值，或者必須給出精確的搜索關鍵詞才行，那么員工會干脆放棄使用搜索。《InformationWeek》對250名商業科技專業人士進行的調研表明，約25%的受訪公司，雖然部署了集成搜索系統，但卻極少使用。

--J. Nicholas Hoover