一、 按部門(mén)為單位進(jìn)行打印量的統(tǒng)計(jì)
網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)跟單機(jī)打印機(jī)最大的不同，就是網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)各個(gè)部門(mén)共享一臺(tái)打印機(jī)，這在部門(mén)費(fèi)用的核算上就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)問(wèn)題。如筆者的企業(yè)，有一個(gè)部門(mén)預(yù)算制度，每個(gè)月的各個(gè)部門(mén)的辦公費(fèi)用，都需要進(jìn)行核算與控制，這個(gè)費(fèi)用直接跟部門(mén)經(jīng)理的獎(jiǎng)金掛鉤。現(xiàn)在使用網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)的話，就出現(xiàn)一個(gè)問(wèn)題，網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)發(fā)生的支出，如何在各個(gè)部門(mén)進(jìn)行分?jǐn)偰?
以前若是單機(jī)打印的話，比較好計(jì)算。反正每個(gè)部門(mén)一臺(tái)打印機(jī)，自己買(mǎi)自己的墨與白紙，當(dāng)月領(lǐng)的墨與紙就是這個(gè)部門(mén)當(dāng)月的支出。但是，利用網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)的話，粉與白紙都是大家共用的。為此，這些共同的支出，該如何在各個(gè)部門(mén)之間進(jìn)行分?jǐn)偰?
筆者剛開(kāi)始使用的網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)沒(méi)有按部門(mén)進(jìn)行打印數(shù)量統(tǒng)計(jì)的功能，所以，只有派一個(gè)文員專(zhuān)門(mén)在網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)旁邊站崗，需要打印什么內(nèi)容的話，都需要經(jīng)過(guò)文員才能打印，其統(tǒng)計(jì)各個(gè)部門(mén)的打印數(shù)量。但是，顯然這非常不方便。一方面打印效率非常的低，要是這個(gè)文員上個(gè)廁所，我們還要等他;另一方面，這個(gè)成本也比較高的，畢竟企業(yè)還要養(yǎng)這么一個(gè)人。
所以，對(duì)于有部門(mén)費(fèi)用預(yù)算的企業(yè)來(lái)說(shuō)，在選擇網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)的時(shí)候，一定要注意這個(gè)問(wèn)題。筆者后來(lái)購(gòu)買(mǎi)打印機(jī)的時(shí)候，就會(huì)購(gòu)買(mǎi)哪種帶有用戶(hù)打印數(shù)量統(tǒng)計(jì)的網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)。哪種打印機(jī)，在員工終端安裝網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)客戶(hù)端的話，需要輸入用戶(hù)名與密碼。為此，我們可以為每個(gè)部門(mén)設(shè)置一個(gè)用戶(hù)名與密碼，然后在安裝客戶(hù)端的時(shí)候，把用戶(hù)名與密碼機(jī)進(jìn)行綁定。如此，當(dāng)某個(gè)部門(mén)打印的時(shí)候，網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)就會(huì)記住打印數(shù)量。到月底的時(shí)候，就可以在網(wǎng)路打印機(jī)中拉出一份報(bào)表，這份報(bào)表會(huì)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)每個(gè)部門(mén)的當(dāng)月累計(jì)打印數(shù)量。如此的話，我們就可以按這個(gè)數(shù)量為基礎(chǔ)，對(duì)這臺(tái)網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)發(fā)生的支出進(jìn)行分?jǐn)偂Ｈ绱说脑挘涂梢圆恍枰獙?zhuān)門(mén)派個(gè)文員在那邊站崗了。
其實(shí)，這個(gè)按打印用戶(hù)進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計(jì)的話，基本上是一個(gè)非常小的功能，不會(huì)增加多大的網(wǎng)路打印機(jī)采購(gòu)成本。但是，其確有非常普遍的應(yīng)用。所以，若有這個(gè)部門(mén)辦公費(fèi)用控制的企業(yè)，在選購(gòu)網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)的時(shí)候，就需要注意這個(gè)問(wèn)題。有時(shí)候，稍微不注意，一點(diǎn)小小的需求，也會(huì)難倒一條英雄漢的。
二、 網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)的速度
對(duì)于單機(jī)打印機(jī)來(lái)說(shuō)，速度一般不會(huì)對(duì)用戶(hù)產(chǎn)生多大的影響。因?yàn)槠湟话阒皇且粋€(gè)員工使用，最多就是本部門(mén)的幾個(gè)員工共享使用而已。使用的用戶(hù)少，所以，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)的并發(fā)使用量也比較少。
但是，網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)就不同了。一臺(tái)網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)，可能同一層樓、甚至整個(gè)企業(yè)的數(shù)十個(gè)用戶(hù)都在使用它，所以，網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)的并發(fā)訪問(wèn)數(shù)量是比較多的。為此，若網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)的速度跟不上的話，則很可能用戶(hù)打印一份文件需要排半個(gè)小時(shí)的隊(duì)。很顯然，這會(huì)引起用戶(hù)的反感，也會(huì)影響工作質(zhì)量。
為此，在網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)選購(gòu)的過(guò)程中，在速度方面，需要注意如下問(wèn)題：
1.正常情況下的打印速度。一般情況下，網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)來(lái)描述打印機(jī)的打印速度的時(shí)候，都是按1分鐘/多少?gòu)埖母袷絹?lái)進(jìn)行描述的。企業(yè)要根據(jù)自己用戶(hù)數(shù)的不同，選擇相應(yīng)的打印速度。當(dāng)然，一般來(lái)說(shuō)，打印速度越快的話，其價(jià)格也越高。
2.以上的打印速度往往是一個(gè)理論上的打印速度，所以，我們還需要考慮打印機(jī)在一些意外情況下的打印速度問(wèn)題。如最常見(jiàn)的就是對(duì)于一些大文件、如圖片的打印。有些網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)，在打印一份2M左右的圖片文件時(shí)，需要等待半個(gè)小時(shí)左右。而在這個(gè)過(guò)程中，后續(xù)的打印文件將都不能打印。為此，對(duì)于需要打印圖片比較頻繁的企業(yè)來(lái)說(shuō)，需要注意這個(gè)問(wèn)題。有種打印機(jī)，在處理這些大文件打印的方式比較好。當(dāng)員工打印文件的時(shí)候，文件是先保存到網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)上。而圖片等容量比較大的文件，在網(wǎng)絡(luò)傳輸上還需要一段時(shí)間。所以，這種網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)在處理打印隊(duì)列的時(shí)候，不時(shí)按誰(shuí)先打印就先處理誰(shuí)的原則，而是按文件誰(shuí)先傳輸完成，就先打印誰(shuí)的原則來(lái)處理。如此的話，當(dāng)大容量文件在打印時(shí)，若其還沒(méi)有全部傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)打印機(jī)，則打印機(jī)就會(huì)先處理其他的打印文件。如此就不會(huì)因?yàn)橐粋€(gè)打印文件而影響到其他文件的打印，從而提高網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)的總體效率。
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3.其他的一些提高打印機(jī)效率的方法。有些網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)，還提供里諸如假脫機(jī)打印等方式來(lái)處理一些精度比較高的文件打印，如彩色圖片、高精度圖紙打印等等。因?yàn)檫@些文件在打印的時(shí)候，需要的時(shí)間比較長(zhǎng)。所以，采用這種處理方式，可以減少其對(duì)其他用戶(hù)的影響。所以，網(wǎng)絡(luò)管理員要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，看看企業(yè)是否有這方面的需求。在選購(gòu)的時(shí)候，就需要把它考慮進(jìn)去，否則的話，到時(shí)候用起來(lái)，很有可能我們網(wǎng)絡(luò)管理員就會(huì)因?yàn)檫@方面的原因，被員工的口水淹死。
三、 最好避免掃描與復(fù)印一體。
雖然市場(chǎng)上由掃描、復(fù)印、傳真、掃描與一體的一體機(jī)，但是，根據(jù)筆者的維護(hù)經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為，掃描與打印、復(fù)印、傳真最好不要在一起，特別是對(duì)于使用人數(shù)比較多的網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)。
這主要是因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)打印機(jī)的掃描功能，有一個(gè)排他的特性。也就是說(shuō)，要使用網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)的掃描功能時(shí)，必須保證打印機(jī)是出于空閑狀態(tài)，否則的話，就無(wú)法掃描。如此的話，可見(jiàn)當(dāng)有用戶(hù)在掃描的時(shí)候，就會(huì)影響到其他用戶(hù)的正常打印。所以，筆者認(rèn)為，這是一個(gè)很不令人滿(mǎn)意的一個(gè)設(shè)計(jì)。
同時(shí)，在掃描文件的時(shí)候，一般都需要有終端電腦的支持。若用戶(hù)把需要掃描的文件放到打印機(jī)上，然后再跑到自己的電腦上進(jìn)行掃描，等掃描好以后再跑過(guò)去拿。如此，顯然是在浪費(fèi)體力，工作效率不高。而且，你也很難保證在這一跑一來(lái)的過(guò)程中，沒(méi)有其他用戶(hù)在使用這個(gè)打印機(jī)。
所以，筆者認(rèn)為在選購(gòu)網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)的時(shí)候，最好不要選擇那種帶有掃描模塊的網(wǎng)絡(luò)打印機(jī);即使你買(mǎi)了，最好也不要用這個(gè)掃描功能。還不如再買(mǎi)一臺(tái)專(zhuān)門(mén)的掃描儀來(lái)的合適。這是筆者的個(gè)人意見(jiàn)，具體需要各維網(wǎng)絡(luò)管理員，根據(jù)自己的情況來(lái)進(jìn)行選擇。
四、 是否需要彩色打印
網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)是否需要彩色打印呢?這是一個(gè)關(guān)系到成本的抉擇。彩色打印機(jī)比黑白打印機(jī)來(lái)說(shuō)，在采購(gòu)時(shí)發(fā)生的一次性成本還算是小事情，重要的時(shí)，在后續(xù)耗材上的支出才是大頭。
1.彩色打印一般要比黑色打印容易耗墨粉。根據(jù)相關(guān)專(zhuān)家測(cè)試，同樣都是A4 的白紙，也都是黑色字體，若在一臺(tái)黑色打印機(jī)上打印與在一臺(tái)彩色打印機(jī)上打印，雖然打印出來(lái)的都是黑色，但是，彩色打印機(jī)所消耗的墨粉明顯要比黑白打印機(jī)要多。所以，若企業(yè)在打印的時(shí)候，只需要黑白文檔的話，則購(gòu)買(mǎi)彩色打印機(jī)明顯是一個(gè)不合理的選擇。
2.彩色打印機(jī)還會(huì)造成一些不必要的浪費(fèi)。如用戶(hù)在打印某個(gè)文件時(shí)，其實(shí)際只需要黑白即可，雖然在文件中有彩色的字體或者圖片。但是，他在打印的時(shí)候，卻沒(méi)有選擇黑白模式，所以，打印出來(lái)的就是彩色的文件。這不僅造成了打印效率的下降，也支出了額外的成本。這種情況筆者在網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)維護(hù)的時(shí)候經(jīng)常發(fā)生。因?yàn)橛脩?hù)在打印的時(shí)候，他們一般不會(huì)考慮我到底需要打印黑白文件還是彩色文件。只有他們看到打印出來(lái)的文件時(shí)，才想到原來(lái)他們只需要黑白文件即可，而實(shí)際上他們卻打了彩色文件。類(lèi)似的錯(cuò)誤是經(jīng)常發(fā)生的，而這也就導(dǎo)致了彩色的墨粉用的非常的快。
為此，是否需要彩色打印，這也是網(wǎng)絡(luò)管理員在網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)選購(gòu)的時(shí)候，需要注意的一個(gè)地方。
五、 網(wǎng)絡(luò)打印與網(wǎng)絡(luò)共享打印
在網(wǎng)絡(luò)打印的時(shí)候，要區(qū)分是網(wǎng)絡(luò)打印還是網(wǎng)絡(luò)共享打印。網(wǎng)絡(luò)共享打印就是指一臺(tái)普通的打印機(jī)連接在一臺(tái)主機(jī)上，然后把這臺(tái)打印機(jī)共享。一般來(lái)收，網(wǎng)絡(luò)共享打印的部署成本要比網(wǎng)絡(luò)打印的成本低，但是，從效率上來(lái)說(shuō)，網(wǎng)絡(luò)打印要高的多，而且，網(wǎng)絡(luò)打印也不需要終端主機(jī)的支持。
筆者建議，若使用用戶(hù)多的話，還是買(mǎi)一個(gè)真正意義上的網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)好。
