問題 PROBLEM
　　在信息化日益普及的今天，包括企業和政府機構以及其他組織在內的集體中，都存在著大量的IT資產。根據定義，IT資產主要指組織所擁有的、能為組織業務發揮價值的硬件、軟件和信息資產。
　　IT應用不斷深入，IT資產也日益成為組織的重要資產。因此，如何有效地管理它們，已經成為企業發展過程中非常重要的事情。事實上，IT資產管理是IT管理和IT治理的重要內容，IT資產管理水平的高低直接關系到IT應用的價值和IT服務的水平。
　　在這樣的需求背景下，IT資產管理一方面不斷展開，一方面仍然面臨著一系列問題，“如何有效追蹤一個動態的IT資產”就是其中之一。IT資產天天都在變，如果用手工統計是跟不上的。設備的管理不規范，到底誰領用了設備？設備在哪里？面對越來越激烈的競爭環境，企業更加重視降低成本，如果把IT軟硬件設備視為企業的資產，那么，它就應該產生商業價值。所以，傳統上被看作成本中心的IT部門也被提出了更高的要求，“更充分利用現在資產”、“更嚴格地控制資產”、“獲得更高的投資回報”等，這些不僅是企業對IT部門的殷切期望，也越來越成為企業考量IT部門的重要內容。
　　大多數企業用戶深刻地認識到，自己并沒有從IT資產中得到回報。許多公司的要求很簡單: 資產就應該創造商業價值，就是這么直接。企業的業務發展既然已經與IT的關系密不可分，那么，有效地管理和利用現有的IT資產，對于企業提升管理效率，滿足法規遵從的要求，實現更好的投資回報是十分必要的。
　　詢問IT運維部主管：
　　我們總共有多少IT資產？
　　詢問業務部門員工：
　　對現在的IT終端管理狀況滿意嗎？
　　方法 SOLUTION

　　中國農行山東分行科技部高級工程師呂渤海采用的IT資產管理系統是由總行開發的。“這套設備管理系統，是用來管理硬件設備的。”他告訴我們，從范疇上來講，它應該是IT資產管理系統的一部分，但 從整個功能上來講，它的軟件管理功能比較欠缺，沒有在軟件方面提供管理功能。
　　IT資產管理在小規模企業中不是問題，但是在大型企業中，隨著信息化程度越來越高，很多設備都要劃歸IT資產管理，這就需要一套系統來進行有效的管理。不然像一些IT設備的存量、折舊、更新等，沒有一個很準確的數據來支撐，這個問題在三五十人的小企業里建立一個檔案就可以解決，但是一個幾萬人、十幾萬人的大企業里，如果沒有這么一套系統，那么管理起來就非常費力和混亂了。正在呂渤海和他的同事們因此而感到困擾時，總行適時地推出了這套系統，正好也滿足了他們的需要。
　　IT資產管理系統也是信息系統，它面臨的主要問題就是數據不準確。因為這些數據都是人工錄入，很容易出現誤差，而不準確的話，IT設備的價值就會大打折扣。當時有廠商曾經向呂渤海介紹說，有特定的管理系統可以在網絡上發現IT設備的價值，比較準確。
　　“我認為這個特性相當不錯。”但他同時也認為，一個企業應該有一個總體的資產衡量系統，IT設備只是其中的一部分，是工具，單獨設一套系統來管理似乎有些多余，它應該被放在整個企業的資產管理中進行統籌。
　　詢問中小企業的CIO同行：
　　你們有沒有用到IT資產管理系統？
　　詢問行政或后勤部門：
　　我們目前如何對IT資產進行統一編碼和管理？
　　挑戰 CHALLENGE
　　IT資產管理對于企業如此重要，那么是否要建議企業來上一整套的IT資產管理系統呢？接受采訪的CIO多數持保留意見。
　　天津天士力集團CIO曾祥云認為，必要性并不大。IT資產管理是集團固定資產管理的一個重要部分，它不能單獨計算，應該和整個企業的固定資產管理協調起來。“我們一直在關注IT資產管理這個問題，在天士力公司有天士力固定資產管理制度，IT固定資產的整個生命周期如何進行管理都有一個統一的規定，如何報廢，如何采購，如何貼標簽，如何購買，事后怎么處置，狀態如何，如何盤點等問題都有明確的規定。但是沒有建立專門的系統來管理。我們需要跟整個集團的固定資產管理相協調，而不可能單獨建一個系統，這樣效率不高，也會對整個公司管理不利。”
　　IT資產與其他固定資產相比確實有自身特點，企業在具體的流程操作當中也會采取特別對待，有詳細的規定。在未來，天士力肯定要建一套固定資產的管理系統，IT資產管理系統要納入整個集團的固定資產建設管理，同時要與整個集團的財務建設結合起來考慮，不能使之成為一個信息系統孤島。
　　實際上，當前固定資產的選配有一個策略性的考慮，這也是曾祥云經常感到困難的地方。因為對于固定資產管理來說，它涉及的面比較廣，涉及的部門也比較多，如何及時地做到同步管理，是一個值得考慮的問題。
　　固定資產的管理在大的集團管理中都是一個難題，特別是IT資產，生命周期比起其他家具之類的資產有自己的特性。企業對于IT資產管理系統也是有一定需求的，但是不能將其單獨考慮，管理者在管理企業固定資產時應該照顧到IT資產，但是額外建立一套IT資產管理系統必要性不大。對一個大規模企業來說，雖然短期內有成效，但長遠看來，意義不大。
　　在海關信息中心總工程師何瑜看來，企業之外，部委的信息中心較難做到單獨設立IT管理系統，可能企業對這方面的需求會更大一些。由于海關的工作方式比較特別，他們更傾向于自己來解決這個問題而不是求助于第三方。
　　總體上講，全國海關信息中心對IT資產管理有著這樣的指導思想：那就是依靠實踐來看管理的效益，確實有成效才會繼續去做。而“如何優化我們的管理，使管理更有效果”，是全國海關信息中心關注的重點。“有時管理太過細化，反而會把簡單的事情變復雜。”何瑜表示。
　　詢問綜合管理部門：
　　我們有沒有一套成熟的固定資產管理制度？
　　詢問第三方服務廠商：
　　你如何幫我降低IT資產管理的成本？
　　價值 VALUE
　　呂渤海告訴我們說，他原來最大的一個困擾，就是在更新特定設備時沒有數據支持。比如說更新打印機，應該更新多少，更新哪些？這些都需要有詳實的數據。如果沒有，只能粗略地估計，這種做法在現代管理中顯得比較可笑。而且對于現有資產，設備使用以后到底是好用還是不好用，它的故障率有多少，這個品牌值不值得繼續采購應用，到底存在哪些問題，是不是要對廠家提要求，或者干脆換一個產品牌子。這種種問題，如果沒有管理系統的數據支撐，確實會很麻煩。如果管理系統能夠很直觀地表現出這些問題，管理人員就可以知道，這些設備在過去的工作效率怎樣，能不能滿足日常的業務需求。
　　但短時間之內他們不會再對IT管理做大的投入。從管理上來講，現有的管理系統雖然有些方面還不能滿足全部的需求，但是純粹為了管理而投入，見效并不是很明顯。作為一個企業，投入之后看到產出是非常重要的，IT本身就是一個在企業中很難看出投入后的產出的部門，如果再在IT管理系統上投入的話，就更難體現了。“所以我認為這應該是一個逐步的過程，我投入了管理系統，工作效率提高了多少，又節約了多少，這都需要時間來檢驗的。在很多時候，建立某個管理信息系統與增加人手，能解決同樣的問題，而后者往往比用軟件效果更直觀，甚至做的事情還能更多。”呂渤海說。
　　而在何瑜的工作中，一般會通過新項目的上線淘汰老設備來解決問題，不是每個設備都算在一個項目的成本上，他們更注重的是項目所要實現的目的是什么，因此對于成本的計算是粗算而不是細算，不會把設備成本都算在項目里，而是按照部門來計算，看看工作效率是否得到有效提高，這樣計算起來就比較簡單。
　　呂渤海告訴我們，他比較贊同的是生命周期管理的理念。IT資產的價值在于它提供服務的價值，不是說購置這些資產花了多少錢，直接產生了什么經濟效益。而是說借助這些設備所能形成的一套方法或者流程，不能單就軟件或者硬件本身的價值來計算。而由此引申，對IT資產進行管理的價值，也必然有一本深奧的賬要算。
　　詢問自己：
　　IT資產管理能為我的企業帶來哪些價值？
　　詢問CEO：
　　你能給我多少時間來檢驗IT資產管理的投資回報率？