前情提要：A公司信息人員小王在送申請請購Email安全管理系統的過程中，發現公文須涉及業務單位，但業務主管無法體解公司要部署Email安全管理系統的目的，所以一直遲未簽署申請才讓公文因此卡住。為此，信息人員小王特地研究了Email管理如何協助企業關鍵性業務連續性運作等，讓業務主管開始了解Email管理不單是信息安全的考慮，應遵循相關的法律法規及競業條款而做相應的管理，和有助于業務競爭力的維持。

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二、業務客服得管理應用面：

1.客服滿意度提升的應用案例

經過長達5小時的A公司業務月會后，業務主管在員工休息室喝咖啡，他腦海中還縈繞著剛才老板的訓話：“你們真的能了解客戶的想法嗎？公司若沒有提供好的服務，怎會有滿意的客戶？如果這樣的話，要客戶持續購買我們產品就更是難上加難，所以業務主管要如何掌握客服滿意度，下次開會給我提出報告。”

業務主管正陷入苦思時，信息人員小王也剛好走進員工休息室。

小王跟業務主管打招呼：“怎么啦？看你一臉傷腦筋的樣子....”

業務主管跟小王聊起老板交待要研討如何掌握和提高客服滿意度，小王說：“上次我跟你分享Email的管理應用，也可應用在客服成效分析。”

于是小王開始說明，例如針對客服人員做出Email服務量排行榜，可作為每個人服務量的參考，當然還須配合客服主管的日常觀察(包含電話處理量、對答方式..等)，可綜合出客觀的服務量排行榜。

配合公司的CRM客戶關系管理系統，當客服人員完成客服投訴案件的結案時，可由CRM系統自動派送滿意度調查Email給客戶，這些滿意度回復資料也就成為客服滿意統計的數據來源。

客服主管還可運用Email同步機制，來進行客戶服務的在職訓練。例如某位客服人員的應對方式較不容易讓客戶正確理解，而且客戶對她的客服滿意度一直都偏低。這時就可運用Email安全管理系統來做應用設置。

只要將該名人員的客戶服務Email都設置密件抄送給客服主管，客服主管就能同步了解該名人員的應對方式并提供指導，如此一來，將有助于客戶服務質量及客服人員的能力提升。

2.業務新手帶領的應用案例

過年后又是A公司的業務人員大換血時期，業務主管面對同時要帶領兩三位新業務人員，難免顯得辛苦吃力。業務主管靈機一動，干脆找信息人員小王聊聊天，也許會想出一些信息應用并可提升效率的妙招。

小王笑著說：「運用Email安全管理系統，剛好也能助你一臂之力！」

小王教業務主管進行郵件審核設置：
Step 1. 選擇新業務人員，并將郵件主題設置“報價單”關鍵詞
Step 2. 選擇管理方式，例如要先透過主管稽核通過才寄出郵件，這種管理方式較適合新人報到后初期的同步管理，較有助于新人提交出正確內容的報價單。
Step 3. 若業務主管在審核報價單時發現內容有誤，主管可指導新業務人員立即完成修正，避免造成公司不必要的損失。

業務主管學會活用Email安全管理系統后，忍不住開心地跟信息人員小王分享使用心得：“僅僅擁有一套好的工具是不夠的，讓人學會活用這些工具來做好管理，才能真正顯現管理工具的價值。”