分類的細(xì)化必然帶來結(jié)構(gòu)級別的增多，級數(shù)越多，檢索和瀏覽的效率就會越低，建議整個結(jié)構(gòu)最好控制在二、三級。另外，級別最好與自己經(jīng)常處理的信息相結(jié)合。越常用的類別，級別就越高，比如負(fù)責(zé)多媒體欄目的編輯，那多媒體這個文件夾就應(yīng)當(dāng)是一級文件夾，老師本學(xué)期所教授的課程、所管理班級的資料文件夾，也應(yīng)當(dāng)是一級文件夾。文件夾的數(shù)目，文件夾里文件的數(shù)目以及文件夾的層級，往往不能兩全，我們只能找一個最佳的結(jié)合點。

　　第五招 文件和文件夾的命名

　　為文件和文件夾取一個好名字至關(guān)重要，但什么是好名字，卻沒有固定的含義，以最短的詞句描述此文件夾類別和作用，能讓你自己不需要打開就能記起文件的大概內(nèi)容，能就是好的名稱。要為電腦中所有的文件和文件夾使用統(tǒng)一的命名規(guī)則，這些規(guī)則需要我們自己來制訂。最開始使用這些規(guī)則時，肯定不會像往常一樣隨便輸入幾個字那樣輕松，但一旦你體會到了規(guī)則命名方便查看和檢索的好處時，相信你會堅持不懈地執(zhí)行下去。

　　另外，從排序的角度上來說，我們常用的文件夾或文件在起名時，可以加一些特殊的標(biāo)示符，讓他們排在前面。比如當(dāng)某一個文件夾或文件相比于同一級別的來說，要訪問次數(shù)多得多時，筆者就會在此名字前加上一個“1”或“★”，這可以使這些文件和文件夾排列在同目錄下所有文件的最前面，而相對次要但也經(jīng)常訪問的，就可以加上“2”或“★★”，以此類推。

　　此外，文件名要力求簡短，雖然Windows已經(jīng)支持長文件名了，但長文件名也會給我們的識別、瀏覽帶來混亂。

　　第六招 注意分開要處理的與已經(jīng)完成的

　　如果一年前的文件還和你現(xiàn)在正要處理的文件擺在一起，如果幾個月前的郵件還和新郵件放在一塊，那你將會很難一眼找到你想要的東西。及時地處理過期的文件，備份該備份的，刪除不需要的，是一個良好的習(xí)慣。以老師為例，上學(xué)期教授課程的教案與資料，本學(xué)期使用的頻率會非常小，所以應(yīng)當(dāng)專門將到存放后另一個級別較低的文件夾中，甚至于刻錄到光盤中。而并本學(xué)期的一些文檔，因為要經(jīng)常訪問，最好放置在“我的文檔”中以方便時時訪問。對于老師來說，一個學(xué)期就是一個周期，過一個周期，就相應(yīng)地處理本周期的文件夾。對于其他行業(yè)的人來說，也有不同的周期，我們要根據(jù)自己的實際工作和生活需要對文件夾、文件進(jìn)行歸檔。

　　小提示

　　為了數(shù)據(jù)安全，及時備份是必需要的，有關(guān)備份請參見本期《把復(fù)雜的備份變簡單》，及時備份文件并刪除不需要再使用的文件。

第七招 發(fā)揮快捷方式的便利

　　如果我們經(jīng)常要快速訪問文件或文件夾，那可以右擊選擇“創(chuàng)建快捷方式”，再將生成的快捷方式放置到你經(jīng)常停留的地方。當(dāng)然，當(dāng)文件和文件夾不再需要經(jīng)常訪問時，你需要及時將快捷方式刪除，以免快捷方式塞堵了太多空間或牽扯了你的注意力。

第八招 現(xiàn)在開始與長期堅持

　　建立完善的結(jié)構(gòu)、規(guī)范化地命名、周期性地歸檔，這就是我們要做的。這并不復(fù)雜的操作卻能大大提高我們的工作效率，節(jié)省我們已經(jīng)很有限的時間。

　　如果你現(xiàn)在就開始，那請首先拿出一張紙，明了你的信息類別，明確準(zhǔn)備創(chuàng)建的文件夾個數(shù)與位置，還有為重要的文件夾制訂文件命名規(guī)則及歸檔規(guī)則。然后按此規(guī)則將電腦中已經(jīng)存在的大量信息進(jìn)行移動、更名、刪除等操作，而且要在以后操作中克服自己的陋習(xí)。

　　也許開頭會很難，也許規(guī)則會很繁瑣，但相信過不了多久，你就已經(jīng)習(xí)慣于看到井井有條的文件與文件夾，并享受高效管理帶來的快樂了。