通信和協(xié)作是商業(yè)成功的關(guān)鍵要素。能夠在商業(yè)工作流中成功集成通信和協(xié)作流程的企業(yè)可以降低開支、提高效率和實現(xiàn)已有信息資產(chǎn)的價值。

本集成過程的部分內(nèi)容涉及到集成不同的通信方法和系統(tǒng)。過去，電子郵件(以及相關(guān)數(shù)據(jù)，如日歷、聯(lián)系人和任務(wù)數(shù)據(jù))、語音郵件和傳真流量在單獨(dú)的路徑上穿過通信網(wǎng)絡(luò)，并且一直只能通過單獨(dú)的工具來訪問它們:計算機(jī)、電話和傳真機(jī)。在新的工作環(huán)境中，員工需要更容易地訪問這些通信方式，從而導(dǎo)致了電話、傳真和電子郵件功能與桌面和移動客戶端的集成。第一批統(tǒng)一消息解決方案重點(diǎn)集中在于允許每個用戶發(fā)起不同種類的通信流量，包括桌面?zhèn)髡婧碗娮余]件，但是缺乏一組有效的基于服務(wù)器的接收、存儲、管理和策略控制功能。隨著市場的成熟，統(tǒng)一消息系統(tǒng)向現(xiàn)有的電子郵件系統(tǒng)增添了傳真和語音郵件功能，但這些改進(jìn)產(chǎn)品通常與特定的專有電話系統(tǒng)綁定在一起。

Microsoft 在 Microsoft® Exchange Server 2007 中引入統(tǒng)一消息支持標(biāo)志著第三次統(tǒng)一消息技術(shù)浪潮的開始:與桌面和移動客戶端集成的可靠、可互操作、基于服務(wù)器的工具，為信息工作者提供了從他們所在的任何位置對語音、傳真和電子郵件數(shù)據(jù)的訪問，并允許用戶使用電話來管理他們的電子郵件、日歷和個人聯(lián)系人。Exchange Server 2007 統(tǒng)一消息提供了五個關(guān)鍵好處：

1、減少時間浪費(fèi)。人們能夠快速發(fā)送、接收和查找所需的確切信息，而不管信息的傳遞格式和人們所在何處。

2、單個收件箱。Exchange Server 2007 無縫地將電子郵件、語音郵件、日歷數(shù)據(jù)和傳真消息傳送到用戶的收件箱中。用戶可以對多種消息類型排序、管理和操作，而不必在應(yīng)用程序或系統(tǒng)之間切換。

3、任何位置的訪問。Exchange 統(tǒng)一消息交付了從諸如 Microsoft Office Outlook®、Outlook Web Access、各種各樣的移動設(shè)備和普通電話等熟悉客戶端進(jìn)行的訪問。

4、降低成本。集成的統(tǒng)一消息系統(tǒng)允許站點(diǎn)和服務(wù)器合并，從而減少提供語音郵件和傳真服務(wù)所需的服務(wù)器總數(shù)。合并可以顯著降低維護(hù)和保養(yǎng)成本，對于具有遠(yuǎn)程或分支機(jī)構(gòu)的組織尤其如此。

5、統(tǒng)一通信的基礎(chǔ)。電子郵件、語音郵件和傳真功能的組合可以通過存在性、即時消息 (IM) 和實時會議功能來進(jìn)行擴(kuò)充，以擴(kuò)展用戶共享信息和進(jìn)行通信的方式。

Exchange 統(tǒng)一消息是由 Exchange Server 2007 的統(tǒng)一消息服務(wù)器角色實現(xiàn)的。UM 服務(wù)器負(fù)責(zé)提供多個關(guān)鍵服務(wù):

它為來自物理電話系統(tǒng)(包括內(nèi)部電話線和連接到公用電話交換網(wǎng)或 PSTN 的中繼線)的數(shù)據(jù)提供一個進(jìn)入 Exchange 基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)的入口點(diǎn)。特別是，UM 服務(wù)器允許將語音郵件和傳真消息存儲在 Exchange 中，而不是存儲在單獨(dú)的系統(tǒng)中。

它包含了反映組織的電話基礎(chǔ)設(shè)施的邏輯對象。使用組織中已經(jīng)存在的編號方案，單個統(tǒng)一消息服務(wù)器可以支持多個專用小交換機(jī) (PBX)，并且可以將用戶分組到不同的服務(wù)類別中，這些類別可以控制誰能使用語音郵件和他們能夠?qū)φZ音郵件做些什么。

它提供一個可自定義的支持語音的“自動話務(wù)員”服務(wù)，該服務(wù)應(yīng)答內(nèi)部和外部電話呼叫，并通過與“全局地址列表”的目錄集成來自動撥打電話，從而充當(dāng)高度先進(jìn)的接線總機(jī)類型的應(yīng)用程序。

它運(yùn)行 Outlook Voice Access，后者使用語音或按鍵信號(雙調(diào)多頻，或 DTMF)識別來提供對收件箱數(shù)據(jù)的基于電話的訪問，并提供文字語音轉(zhuǎn)換功能來為呼叫者復(fù)述電子郵件日歷、個人聯(lián)系人和目錄信息。

統(tǒng)一消息的優(yōu)點(diǎn)

統(tǒng)一消息使得信息工作者可以使用廣泛的設(shè)備，從幾乎任何地方和在有些情況下可能被浪費(fèi)的時段中高效率地工作。Exchange Server 2007 的統(tǒng)一消息功能以四種方式幫助交付統(tǒng)一消息的商業(yè)好處:

Exchange 統(tǒng)一消息幫助在單個位置合并信息:用戶的收件箱。語音郵件、傳真、電子郵件、約會數(shù)據(jù)和聯(lián)系人都出現(xiàn)在單個位置，使得用戶更容易訪問、查找和操作它們。

Exchange 統(tǒng)一消息通過在最適當(dāng)?shù)娜魏挝恢煤腿魏螘r間為信息工作者提供對同一組收件箱的訪問，從而幫助節(jié)省時間。由于員工、工作負(fù)載和工作流各不相同，拓寬訪問途徑允許每個人定制他們的訪問模式以最適合他們的需要。這種個性化有助于提高每個信息工作者的工作效率，同時為用戶提供了選擇如何工作的更多靈活性。

統(tǒng)一消息可以通過兩種方式降低成本:它允許合并語音消息基礎(chǔ)結(jié)構(gòu);它還利用對 Exchange 服務(wù)器、培訓(xùn)和基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)組件的現(xiàn)有投資。

作為總體統(tǒng)一通信戰(zhàn)略的一部分，可以將統(tǒng)一消息與其它技術(shù)結(jié)合在一起來部署，例如 Microsoft Office Live Communications Server 2005，以提供 IP 語音 (VoIP) 電話、呼叫控制和即時消息。部署統(tǒng)一消息為您提供了構(gòu)建新商業(yè)流程或改進(jìn)和簡化現(xiàn)有流程的直接方法，從而幫助您為將來對電話和通信系統(tǒng)的更新做好準(zhǔn)備。

統(tǒng)一消息減少時間浪費(fèi)

當(dāng)今的員工始終受到時間或期限的約束。不管您所在的行業(yè)是什么，競爭和經(jīng)營壓力都迫使您重視快速訪問完成工作所需的正確信息和員工的能力。能夠減少創(chuàng)建、發(fā)送、接收和操作商業(yè)信息所花的時間量的任何事情都有助于有效和高效地處理這些壓力。

過去幾年來，幾家卓越的分析公司強(qiáng)調(diào)了對提高個體知識工作者工作效率和企業(yè)及團(tuán)隊協(xié)作進(jìn)行投資所產(chǎn)生的最佳回報率。Exchange 統(tǒng)一消息通過以下方式幫助交付個體知識工作者工作效率:

幫助每個用戶，他們只需將主要時間花在處理 Outlook 工作上，而不需要檢查單獨(dú)的系統(tǒng)或郵箱。通過將消息、語音郵件和傳真?zhèn)鬟f到與其它消息類型相同的收件箱中，員工可以輕松地立即訪問他們所需的信息，而不是不斷地從一個工具切換到另一個工具。這允許他們將精力集中來處理增值業(yè)務(wù)，而不是集中在設(shè)法跟上他們的通信工具。

通過提供從 Outlook 2007、Outlook Web Access 2007、支持 Exchange ActiveSync® 的設(shè)備和新的 Outlook Voice Access(Exchange Server 2007 的一個組件，類似于 Outlook Web Access)對所有通信 – 語音郵件、電子郵件和傳真 – 的快速訪問，使高度移動的用戶能夠保持連接。

為用戶提供通過電話對日歷、聯(lián)系人和企業(yè)目錄數(shù)據(jù)的廣泛訪問，包括為用戶閱讀日歷信息，并允許他們查找自己的聯(lián)系人文件夾和企業(yè)目錄中的人員并向其進(jìn)行語音撥號。

允許用戶通過電話處理他們的消息和日歷數(shù)據(jù)(包括收聽、轉(zhuǎn)發(fā)和回復(fù)電子郵件，以及發(fā)出、更新或響應(yīng)會議請求)。用戶可以標(biāo)記消息以便跟蹤、跳到下一封未讀郵件、隱藏或刪除對話，甚至查找來自特定用戶的消息，這一切全都使用語音導(dǎo)航或標(biāo)準(zhǔn)按鍵式鍵盤來完成。

提供“自動話務(wù)員”功能以同時幫助內(nèi)部和外部呼叫者快速找到正確的人。“自動話務(wù)員”使用 Active Directory® 中的信息來將呼叫路由到特定員工和角色或部門;例如，可以將請求話務(wù)員轉(zhuǎn)接“銷售部門”的呼叫者路由到特定的分機(jī)、查詢組(可通過單個號碼來訪問的一組分機(jī))或一組語音郵箱。

將這些功能添加到現(xiàn)有的消息和協(xié)作系統(tǒng)使得員工以任何最方便的方式處理信息更加容易。這明顯減少了回復(fù)或?qū)ο?nèi)容采取操作所浪費(fèi)的時間，因為信息工作者可以馬上采取操作，而不必等待走近他們的個人工作站，從而使得操作可以更快地進(jìn)行。

分析研究表明，廣泛采用基于 Internet 協(xié)議的通信系統(tǒng)的組織可以實現(xiàn)工作效率提高，相當(dāng)于每個員工每周節(jié)省三個或更多個小時。這種效率提高直接來自于對語音、電子郵件和傳真通信的改進(jìn)的訪問，這種改進(jìn)則是通過統(tǒng)一消息系統(tǒng)(如 Exchange Server 2007 中集成的統(tǒng)一消息系統(tǒng))來實現(xiàn)的。