SAP Concur數字化解決方案不僅幫助投中資本在內部員工的差旅與費用方面實現精細合規的項目制管理，更在對外的客戶溝通中圍繞項目費用提供清晰透明的數據報告，真正讓以項目為核心的差旅與費用管理從企業內部落地生根、開花結果。
成立于2007年，投中資本（CVCapital）是一家專注于戰略融資及產業并購的國際化投行，總部位于上海，在北京、深圳、香港、硅谷、慕尼黑和西雅圖均設有辦公室，業務輻射至北美、歐洲、以色列、印度、日韓等地。公司持續深耕于TMT（電信、媒體和科技行業）和消費領域，近年來亦重點關注前沿科技、醫療健康和先進制造等領域，為高速成長的各領域企業提供本土及跨境市場戰略融資、產業并購的金融服務。
財務數據精細化是項目制經營的關鍵
2014年公司率業界之先開啟海外布局，成立投中資本證券并獲得美國券商牌照。隨著業務量的持續拓展和員工出差頻率的增加，原有的財務報銷流程只基于電子表格錄入，無法滿足財務對于數據顆粒度的要求；而項目制的費用管理更存在諸多不足：
首先，項目分攤制的費用管理要求數據精準度高，然而原有電子表格錄入模式在財務數據的準確性和精細度方面都不足。員工在提交報銷時的出錯率較高，無法保證費用對應項目的準確性。財務人員不易追蹤到每個項目的開支，更無法進行高效完整的數據分析。一旦票據增加，出現錯誤和遺漏的幾率也增加。財務人員需要耗費大量精力時間審核每筆費用的合規和準確性。
其次，財務管理上存在數據孤島，電子表格提交的費用申請報告只能提供零散或滯后的費用數據。由于機票和酒店預訂需要員工個人致電指定商旅管理公司，財務管理者不能同步管理員工差旅訂票的合規性。財務人員難以獲得有價值的數據分析報告，缺乏對員工消費行為的透明度，不能為公司制定及優化相關的費用準則。
最后，由于員工要填寫電子表格申請、上級領導郵件審批、財務人員審核紙質單據，最終再交由公司高層紙質審批，低效的紙質文件處理和易出錯的數據輸入讓財務團隊不堪其擾。在原有的系統下，員工從提交報銷、完成審核到拿到報銷款通常要花費30天。
高效透明的費用管理制度貫穿企業內外
“我們近70%的員工需要時常出差進行商務談判、客戶路演和買家關系維護，由此產生的差旅和相關費用是公司主要的成本花銷。因此，能夠準確地把員工花費分攤到對應的項目以及標的物，實現費用管理的可見性和智能化分析，對公司在內部管理和外部溝通方面都至關重要。” 投中資本財務總監湯勰表示。
因此，投中資本向SAP Concur遞出橄欖枝：SAP Concur與現有的CRM客戶管理系統的集成順利，可以在系統中將所有項目名和標注名稱進行統一制定，實時且精確地同步數據，為客戶出具所需的財務報告；公司不再依靠分散的第三方差旅預訂供應商，SAP Concur與攜程商旅合作恰好彌補公司在差旅預訂整合方面的缺失；原有系統要求員工手動錄入數據，而SAP Concur的自動化流程大幅簡化財務人員的工作。更重要的是，憑借SAP Concur，投中資本將迫切需要提升的數據顆粒度、實時生成財務分析報表和費用處理效率落到實處。
精細化數據分析讓財務管理更徹底：現在員工在提交費用報告時需要輸入統一的項目編號、具體金額、消費細則和人數，甚至精確到參與者姓名。系統后臺得到的財務數據無論是顆粒度還是準確度都大幅提高，切合企業所需，員工也在報銷時更提升自我規范意識。對財務人員來說，條目明確的電子數據便于了解每個項目的實時總支出，輕松監控各項開支，識別可疑交易，無論是對企業內部還是面對客戶，都能做到數據細致透明。通過與攜程商旅的無縫整合，財務人員也能夠從定期報告中了解員工定票的價格和平均折扣率，并根據公司制定的激勵和監督措施，督促員工規范自身差旅消費習慣。
實時生成的財務報表令外部溝通更順暢：SAP Concur系統幫助公司實現財務數據與具體項目的緊密關聯，并打通了差旅費用的數字化通路，提高了財務可視化和數據分析能力。當客戶需要查閱每個項目的結項財務報告時，財務人員可直接實時生成精準費用報表和分析報告，所有費用款項和備注明細均一目了然，方便客戶在審核完畢后即可進行付款。細化明確的財務報表不僅讓客戶花在審核項目的周期大幅縮短，而且也避免因細則不明而產生的付款糾紛，讓客戶對投中資本的信任度得以提升。
高效的費用處理功能讓內部流程更簡化：如今SAP Concur預算管控功能的加入，使得在費用產生前后，均可實時掌握財務狀況。管理人員可配合業務需求加以管控和調整預算，項目的監管力度和靈活度均得到提升。互聯平臺自動整合費用管理、差旅申請及對公支付的數據，為投中資本提供更加完整的開支視圖。得益于SAP Concur手機移動端的應用程序，員工可在費用發生后立即通過手機拍照功能將票據直接錄入到系統中，實時記錄差旅開銷，避免出錯或遺忘。報銷工作攤到平時零碎時間，準備費用報銷的時間也由原來的5-6小時縮減到3小時。當然，由于財務審核流程的自動化水平和處理效率提高，公司員工從提交報銷到獲得報銷款的時長也從30天銳減到15天左右。
今天的投中資本在差旅及費用管理方面已經看到了他們所期待的結果：員工得以規范地以項目為單位填寫和提交費用報告，自覺提高員工的合規意識；財務團隊提高了工作效率，獲取更清晰的財務數據分析并提供更詳細的項目支出總結和財務分析報告；幫助公司與客戶建立更流暢、更透明的財務橋梁。隨著投中資本在海外版圖不斷擴張，公司決定在海外辦公室更多推廣SAP Concur業務，同步落實更細化的項目制費用管理和更順暢的客戶溝通，期待SAP Concur能為投中資本創造更多的價值！
