一、項(xiàng)目實(shí)施背景

隨著保險行業(yè)競爭日益激烈，入關(guān)又迫在眉睫，各保險公司面都面臨著不斷提高管理水平，更好地適應(yīng)市場要求，加快建立商業(yè)保險經(jīng)營管理體制需求。正是在這一大背景下，檔案現(xiàn)代化

新華保險公司作為保險行業(yè)的后起之秀，業(yè)務(wù)量迅猛發(fā)展，同時又具有歷史包袱小，機(jī)構(gòu)組織靈活等特點(diǎn)，加之新華保險公司北京分公司領(lǐng)導(dǎo)對新技術(shù)的敏銳洞察力和對公司發(fā)展的高瞻遠(yuǎn)矚，在充分認(rèn)識到目前的檔案管理模式已越來越不能滿足業(yè)務(wù)發(fā)展的需求后，率先在保險行業(yè)實(shí)施了光盤縮微系統(tǒng)——即保單電子化管理系統(tǒng)中的保單存儲管理子系統(tǒng)。

鑒于方正奧德在光盤縮微系統(tǒng)上的經(jīng)驗(yàn)和實(shí)力，新華保險公司北京分公司選擇方正奧德作為此項(xiàng)目的合作伙伴。在整個項(xiàng)目實(shí)施過程中，方正奧德公司成功地?fù)?dān)當(dāng)起顧問咨詢，項(xiàng)目開發(fā)、系統(tǒng)集成、客戶服務(wù)的角色和責(zé)任。

雖然該項(xiàng)目相對于奧德公司實(shí)施的同類項(xiàng)目較小，但作為縮微系統(tǒng)進(jìn)軍保險行業(yè)的第一個案例，起到了不可忽視的作用，為方正奧德光盤縮微系統(tǒng)拓展了新的空間，并為在保險行業(yè)繼續(xù)保持領(lǐng)先奠定了基礎(chǔ)。

二、方案設(shè)計(jì)

2.1需求分析

要求系統(tǒng)可以管理多種檔案類型（如投保單、體檢證明、保全單據(jù)、理賠單據(jù)等）

系統(tǒng)應(yīng)提供完善的安全管理機(jī)制（用戶管理、權(quán)限認(rèn)證、安全日志等）以保護(hù)敏感數(shù)據(jù)

系統(tǒng)應(yīng)有高可靠性、可用性，切實(shí)保證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的安全

在保證查詢速度的前提下利用各種技術(shù)手段（OCR、主機(jī)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等）減少操作人員建索引的工作量

在已有的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查詢（遠(yuǎn)期）

檔案文件及其索引信息應(yīng)按檔案類型、分支機(jī)構(gòu)、時間等要素進(jìn)行組織，并刻錄在只讀光盤上。

刻好的數(shù)據(jù)光盤既可以在本系統(tǒng)中上線查詢也可以脫離系統(tǒng)進(jìn)行離線查詢

2.2設(shè)計(jì)目標(biāo)

根據(jù)不同的保險資料，提供自建立模板的功能，以滿足用戶管理多種文檔類型的要求

充分利用OCR技術(shù)，自動識別保險單號碼和身份證號碼，減少人工建索引工作量

提供完善的日志管理等安全管理機(jī)制，并對影象進(jìn)行加密處理，保證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的安全，

提供在線查詢和遠(yuǎn)程查詢

2.3 實(shí)現(xiàn)手段

為了實(shí)現(xiàn)既定的設(shè)計(jì)目標(biāo)，我們以WINDOWS NT4.0為開發(fā)平臺，SQL 為數(shù)據(jù)庫，利用Visual Studio 6.0作為開發(fā)工具，采用SERVER/CLIENT查詢方式。值得一提的是，方正奧德公司率先將OCR技術(shù)應(yīng)用于的保險行業(yè)，極大的方便了索引的建立。掃描部分采用KOFAX公司的軟引擎，將掃描畫面與應(yīng)用系統(tǒng)有機(jī)的結(jié)合在一起。

三、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

3.1系統(tǒng)說明　　

考慮到北京新華人壽保險公司的業(yè)務(wù)量相對較少，掃描、建模、建索引等功能集中在應(yīng)用服務(wù)器即可。

文檔服務(wù)器負(fù)責(zé)光盤柜的管理。

查詢工作站安裝查詢客戶端軟件，通過帳號認(rèn)證，進(jìn)行局域網(wǎng)內(nèi)的查詢。

掃描儀由于Kodak公司在兩年前還沒有推出中、低檔的掃描儀，故采用Fujitsu級別的產(chǎn)品，可進(jìn)行雙面掃描。

該系統(tǒng)由檔案室原由的一至兩人維護(hù)，無須新增人員。

四、功能詳述　　

應(yīng)用服務(wù)器由系統(tǒng)管理器、文檔管理器、掃描服務(wù)器、索引服務(wù)器、發(fā)行服務(wù)器和任務(wù)管理器五部分組成。這五部分也可以分別安裝在不同的服務(wù)器上。　

4.1 系統(tǒng)管理器　　

主要完成操作員帳號的管理，包括建立、刪除帳號、修改密碼、指定權(quán)限等，另一個主要功能是針對不同類型的檔案資料建立模板。建模工作主要包括指定索引項(xiàng)和用于OCR的區(qū)域定位。

標(biāo)準(zhǔn)保單的模板的索引字段有：保單號、姓名、身份證號。并指定了OCR識別區(qū)域。以后此類資料均可套用該模板。

4.2 文檔管理器

文檔管理器是本系統(tǒng)的主要模塊。通過該模塊可將用戶錄入的文檔按檔案柜、抽屜、文件夾、文件組和文件五級進(jìn)行存儲。該模塊還有強(qiáng)大的編輯和檢索功能，可以對文件進(jìn)行修改、粘貼、刪除和檢索等。

4.3 掃描服務(wù)器

掃描服務(wù)器接受文檔管理器提交的掃描任務(wù)，主要用來對批量文檔進(jìn)行掃描操作，并將生成的文檔圖像放入指定的路徑。在文檔管理器中新建了用于存放將要掃描文檔的文件組以后， 就可以進(jìn)入掃描服務(wù)器對該批文檔進(jìn)行掃描了。

如果保單號有命名規(guī)則，可依此規(guī)則自動分檢到相應(yīng)的文件柜中，無須人工干預(yù)。掃描的影象將顯示在窗口右側(cè)。系統(tǒng)提供掃描儀設(shè)置、影象傾斜矯正、去黑邊等圖象處理功能，并可放大或縮小觀察。

4.4 索引服務(wù)器

索引服務(wù)器接受掃描服務(wù)器提交的批量影象，對其建立索引。索引的建立引用了先進(jìn)的OCR技術(shù)，大大降低了勞動量。

掃描的圖象位于窗口的右側(cè)，由于建立了模板的緣故，索引字段已自動位于紅框之內(nèi)，不用人工尋找，即使有細(xì)微的偏差，也只需簡單的調(diào)節(jié)邊框即可。

點(diǎn)取OCR按扭，調(diào)用OCR程序進(jìn)行OCR識別，并將識別結(jié)果自動填寫于索引字段。人工只需檢查識別結(jié)果，并可予以更正。由于采用了ORC技術(shù)，使得索引的建立極為迅速、簡單，并且ORC識別與人工互為驗(yàn)證，從而大大提高了索引錄入的準(zhǔn)確度。右圖的紅框是在建立模板時指定的，即OCR識別區(qū)域，人工可調(diào)整。

系統(tǒng)提供對批量影象自動OCR的功能。

4.5發(fā)行服務(wù)器

發(fā)行服務(wù)器接受索引服務(wù)器提交的任務(wù)，將建立好索引的影象保存到數(shù)據(jù)庫，當(dāng)磁盤容量小于某閾值時刻錄到光盤上。

4.6 任務(wù)管理器

對每批文檔進(jìn)行掃描后將產(chǎn)生一個任務(wù)文件，該任務(wù)文件包含有對此批文檔進(jìn)行了何種操作以及操作成功與否的信息。通過任務(wù)管理器可對這些任務(wù)文件進(jìn)行管理。任務(wù)管理器有以下幾個功能：用來查看所有打開的任務(wù)；為掃描操作者創(chuàng)建新的任務(wù)；對任務(wù)進(jìn)行重新設(shè)置；刪除任務(wù)。

五、其它

目前新華保險公司北京分公司僅實(shí)施了保單存儲管理子系統(tǒng)，OCR自動錄入工作已進(jìn)行過接觸，并進(jìn)行了格式改進(jìn)和實(shí)際測試。由此看出保單存儲管理子系統(tǒng)不僅解決了許多問題，提高了效率，而且是保險業(yè)務(wù)很好的切入點(diǎn)。

六、系統(tǒng)運(yùn)行效果

我公司的保單電子化系統(tǒng)在新華保險正式運(yùn)行后基本達(dá)到了預(yù)期的設(shè)計(jì)目標(biāo)，滿足了用戶的需求，將保單資料全部掃描并刻錄到光盤。系統(tǒng)通過設(shè)定模版的方式可以管理多種保單類型。在硬盤上的影像文件采用加密方式，不是保存成通用格式，有效的保護(hù)了數(shù)據(jù)的安全性。檔案文件的索引信息采用OCR方式，極大的提高了索引建立的效率。文檔組織結(jié)構(gòu)采用柜子、抽屜和文件夾的直觀的方式，可按檔案類型、分支機(jī)構(gòu)、時間等要素進(jìn)行組織并予以保存。該系統(tǒng)的正式運(yùn)行為客戶提供了安全、有效的檔案管理手段，極大地提高了對內(nèi)對外的服務(wù)質(zhì)量。