1、訪問權(quán)限
管理文檔提供的訪問權(quán)限允許用戶根據(jù)其在企業(yè)中的特定角色訪問數(shù)據(jù)。這有助于保護(hù)信息免受未經(jīng)授權(quán)的訪問，因為用戶被限制訪問數(shù)據(jù)取決于他們的部分。使用此系統(tǒng)，每個用戶只能訪問自己的相關(guān)信息，而不能訪問其他人使用的文檔。
2、定義和位置
文檔控制通常映射紙質(zhì)、數(shù)字和法律記錄，并幫助組織多個企業(yè)之間的數(shù)據(jù)存儲。這使得跟蹤數(shù)據(jù)以及數(shù)據(jù)如何鏈接在一起變得更加容易，從而幫助企業(yè)提高效率。此外，由于數(shù)據(jù)是用適當(dāng)?shù)男畔⒔M織和分組的，因此更容易理解不同記錄的原因。
3、元數(shù)據(jù)管理
文檔管理系統(tǒng)通常會跟蹤元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)是任何非隱藏和非二進(jìn)制屬性。這有助于組織確定屬于他們的數(shù)據(jù)在哪里，以及在哪里可以找到這些數(shù)據(jù)。此外，對元數(shù)據(jù)所做的任何更改都有助于確保原始數(shù)據(jù)組織，在位置發(fā)生更改的情況下仍然存在。
4、信息治理計劃
信息治理計劃通常需要一套政策和標(biāo)準(zhǔn)來管理數(shù)據(jù)及其存儲。在實現(xiàn)這一點時，企業(yè)確保數(shù)據(jù)得到適當(dāng)?shù)墓芾砗透櫋４送猓改虾蜆?biāo)準(zhǔn)旨在創(chuàng)建一個框架，以更有效和更安全地收集數(shù)據(jù)。
5、被動審計
文檔控制使審計更加高效，因為它跟蹤所有記錄，有助于查明對數(shù)據(jù)所做的任何未經(jīng)授權(quán)的更改。在未經(jīng)授權(quán)的訪問或類似問題的情況下，企業(yè)在出現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)的訪問或類似問題時相應(yīng)地計劃應(yīng)對措施。由于文件控制系統(tǒng)通常與公司信息系統(tǒng)集成，它有助于創(chuàng)建一個有效的審計框架。
6、數(shù)字檔案備份管理
文檔通常被認(rèn)為比其他類型的信息更安全，因為它們很容易被銷毀。即使在出于法律原因需要記錄的情況下，銷毀原始文件仍可保護(hù)數(shù)據(jù)。硬拷貝很容易被切碎或燒毀，數(shù)字記錄可以被覆蓋或分解成碎片。這使得追蹤任何可能丟失或被盜的數(shù)據(jù)變得容易。
7、單一事實來源
文檔控制有助于為所有文檔創(chuàng)建單一的真實來源，無論其來源如何。隨著文檔得到管理，企業(yè)可以更輕松地確認(rèn)文檔中保存的數(shù)據(jù)是否真實。當(dāng)不同記錄之間存在差異時，跟蹤原始記錄或其副本中的不準(zhǔn)確之處會更容易。大企業(yè)使用文檔控制軟件，確保最新版本的文檔在正確的時間提供給正確的人。
8、數(shù)據(jù)安全
文檔控制系統(tǒng)有助于管理多個企業(yè)之間的數(shù)據(jù)存儲，創(chuàng)建一個集成的存儲系統(tǒng)，該系統(tǒng)在物理上分散并由每個企業(yè)控制。它確保任何人都不能訪問域外的數(shù)據(jù)，因為數(shù)據(jù)只能通過安全網(wǎng)絡(luò)訪問。它還有助于保護(hù)敏感數(shù)據(jù)不被未經(jīng)授權(quán)的人員或企業(yè)訪問。
9、用于數(shù)據(jù)共享的公共數(shù)據(jù)存儲庫
典型的數(shù)據(jù)存儲庫可幫助企業(yè)共享和整理來自不同文檔的信息。這使他們能夠存儲和跟蹤來自其他來源的數(shù)據(jù)，并將各種記錄鏈接到單個數(shù)據(jù)集中。由于它擁有所有原始信息，因此可以跟蹤對數(shù)據(jù)所做的任何更改，而不會失敗或影響與之鏈接的任何其他記錄。
結(jié)論
對于企業(yè)來說，保護(hù)自己免受未經(jīng)授權(quán)的訪問或損壞至關(guān)重要。文檔控制系統(tǒng)旨在以數(shù)字方式高效地管理文檔。它將記錄分開存儲，并擁有將所有功能集成在一個地方的記錄管理軟件。這是存儲文檔的合適方法，因為它可以防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。
