1、訪問權限
管理文檔提供的訪問權限允許用戶根據其在企業中的特定角色訪問數據。這有助于保護信息免受未經授權的訪問，因為用戶被限制訪問數據取決于他們的部分。使用此系統，每個用戶只能訪問自己的相關信息，而不能訪問其他人使用的文檔。
2、定義和位置
文檔控制通常映射紙質、數字和法律記錄，并幫助組織多個企業之間的數據存儲。這使得跟蹤數據以及數據如何鏈接在一起變得更加容易，從而幫助企業提高效率。此外，由于數據是用適當的信息組織和分組的，因此更容易理解不同記錄的原因。
3、元數據管理
文檔管理系統通常會跟蹤元數據，元數據是任何非隱藏和非二進制屬性。這有助于組織確定屬于他們的數據在哪里，以及在哪里可以找到這些數據。此外，對元數據所做的任何更改都有助于確保原始數據組織，在位置發生更改的情況下仍然存在。
4、信息治理計劃
信息治理計劃通常需要一套政策和標準來管理數據及其存儲。在實現這一點時，企業確保數據得到適當的管理和跟蹤。此外，指南和標準旨在創建一個框架，以更有效和更安全地收集數據。
5、被動審計
文檔控制使審計更加高效，因為它跟蹤所有記錄，有助于查明對數據所做的任何未經授權的更改。在未經授權的訪問或類似問題的情況下，企業在出現未經授權的訪問或類似問題時相應地計劃應對措施。由于文件控制系統通常與公司信息系統集成，它有助于創建一個有效的審計框架。
6、數字檔案備份管理
文檔通常被認為比其他類型的信息更安全，因為它們很容易被銷毀。即使在出于法律原因需要記錄的情況下，銷毀原始文件仍可保護數據。硬拷貝很容易被切碎或燒毀，數字記錄可以被覆蓋或分解成碎片。這使得追蹤任何可能丟失或被盜的數據變得容易。
7、單一事實來源
文檔控制有助于為所有文檔創建單一的真實來源，無論其來源如何。隨著文檔得到管理，企業可以更輕松地確認文檔中保存的數據是否真實。當不同記錄之間存在差異時，跟蹤原始記錄或其副本中的不準確之處會更容易。大企業使用文檔控制軟件，確保最新版本的文檔在正確的時間提供給正確的人。
8、數據安全
文檔控制系統有助于管理多個企業之間的數據存儲，創建一個集成的存儲系統，該系統在物理上分散并由每個企業控制。它確保任何人都不能訪問域外的數據，因為數據只能通過安全網絡訪問。它還有助于保護敏感數據不被未經授權的人員或企業訪問。
9、用于數據共享的公共數據存儲庫
典型的數據存儲庫可幫助企業共享和整理來自不同文檔的信息。這使他們能夠存儲和跟蹤來自其他來源的數據，并將各種記錄鏈接到單個數據集中。由于它擁有所有原始信息，因此可以跟蹤對數據所做的任何更改，而不會失敗或影響與之鏈接的任何其他記錄。
結論
對于企業來說，保護自己免受未經授權的訪問或損壞至關重要。文檔控制系統旨在以數字方式高效地管理文檔。它將記錄分開存儲，并擁有將所有功能集成在一個地方的記錄管理軟件。這是存儲文檔的合適方法，因為它可以防止未經授權的訪問。
