本文作者：北京易信源信息技術有限公司產品總監  李競成

　　據相關權威部門調查研究表明：企業郵件60%保存于辦公PC、筆記本電腦中，20%保存于沒有數據保護措施的郵件服務器中，10%的企業郵件保存在具有簡單備份機制的郵件服務器中，僅有10%保存在磁帶、光盤及其他存儲介質中。企業郵件存在巨大數據風險！
　　從整體看來，單位郵件數據的各種分布狀況，均處于流動狀態，之前的技術手段均無法對其進行合理的保護。那么，正因為這種現狀的存在，勢必給郵件用戶帶來諸多負面影響和問題。

法規遵循
　　2002年美國Sarbanes-Oxley法案《薩班斯法案》正式頒布，其規定，上市公司必須具有電子郵件歸檔手段，必須至少保留7年的數據，其中包括郵件數據。早前，摩根士丹利就因電子郵件證據提供不及時、不充分被罰款8.5億美元的賠償金。
　　自此以后，電子郵件歸檔這一概念漸漸進入國人視野。2009年，由財政部、證監會、審計署、銀監會、保監會聯合制定的被譽為“中國版薩班斯法案”的《企業內部控制基本規范》在銀行、證券、保險等行業率先正式執行。隨后，《公務電子郵件歸檔與管理規則》、新《保密法》及政務信息安全等級保護管理等法規和指引文件陸續在各個行業陸續登臺。企事業單位郵件管理的法規遵從，勢在必行。

電子舉證
　　隨著電子郵件在各行各業中的廣泛普及與應用，電子郵件已被明文規定可以作為法律證據，具有與錄音、錄像同等的法律效力。根據調查顯示，至今仍有90%的單位現有電子郵件系統對于郵件數據方面均沒有相關措施進行保留及管控。
　　近期，蘋果與唯冠之爭鬧得沸沸揚揚，引起世人普遍關注與熱議。據悉，雙方爭論的焦點即iPad在中國大陸的商標使用權歸屬問題。目前，案件結果暫未宣判。前不久，蘋果將此案涉及的數十封與唯冠來往的歷史商業郵件作為“呈堂證供”對外發布，并聲稱美國及香港法院已經認可相關舉證并支持其商標擁有權主張。
　　據了解， “唯冠與蘋果事件”只是“冰山一角”，企業郵件安全存在巨大風險和隱患。

郵件丟失
　　很多用戶都有過丟失（重要）郵件的經歷，郵件安全已成為當今用戶日益關注的問題。大多郵件用戶習慣使用客戶端方式將郵件收取到本地進行保存、管理，而將郵件保留于郵件系統又將面臨著系統崩潰、郵件空間不足等諸多數據丟失的潛在風險。據權威機構最新調查顯示：郵件用戶的郵件安全現狀和重視程度不容樂觀，約60%的郵件存儲于不受保護的臺式機或筆記本上，受病毒、木馬、系統漏洞以及其他認為不定因素的影響，時有重要郵件丟失問題。此外，48%的單位沒有制定恰當的郵件安全策略。正是由于用戶安全意識的薄弱和缺乏合理的郵件管理手段，才直接導致郵件的屢屢丟失。

信息資產管理
　　隨著電子郵件技術的廣泛應用，越來越多的單位依靠電子郵件進行日常辦公。合同、商業機密、個人簡歷等等重要信息以郵件為載體，發展成為單位信息資產的一部分。
　　據Radicati報告發現，平均每位員工每天要從電腦中發出160多條信息。這些信息包括電子郵件和員工在工作期間進行即時溝通時發送的即時信息。到2013年的時候，平均每位員工每天從電腦中發出的信息數量將增加到215條以上。
　　急速增長的郵件數量，不斷變化的人才流動，作為單位信息資產的郵件，其存儲、保護以及管控問題日益凸顯，成為單位可持續性發展的重點與難點。
　　綜上，我們不難看出，在信息化深入推進的當下，郵件歸檔在組織機構日常運行中的不可或缺。他不僅是郵件安全及管理的燈塔，護航指引方向，而且還能有效節省單位管理成本，把郵件管理員從繁重的工作中解放出來，提高工作效率。
　　北京易信源公司多年來致力于電子郵件數據安全領域的研究，憑借多年在該領域積累的經驗和成就，結合客戶實際需求，自主研發了具有世界先進水準的基于目前最先進技術——動態郵件流收集技術（DMFC）的MailData郵件歸檔系統。該系統是集郵件收集、分類、記錄、存儲、檢索、還原、恢復于一體的綜合郵件數據歸檔硬件管理平臺。目前，MailData郵件歸檔產品及解決方案已經廣泛應用于國內金融、企業、政府、教育以及科研等領域，服務眾多用戶，填補了國內在電子郵件數據管理及安全領域的空白。MailData郵件歸檔系統全方位解決單位內海量郵件長期保存、實時調閱、快速恢復、法規遵從、電子舉證等問題，為郵件安全護航。