正是這種可承受性和靈活性促使中小企業考慮將數據和應用程序從其本地基礎設施轉移到基于云的網絡上的集中服務，而其服務如此之多，以至于預計2022年全球SaaS服務支出將達到1766億美元。
隨著越來越多的中小企業投資更多的SaaS解決方案，掌握許可條款和定價指標只是決策者在選擇SaaS提供商時面臨的挑戰之一。將自己環境中的數據和應用程序委托給外部實體也會引發對重要業務關鍵問題的擔憂，例如數據治理、安全性和合規性。
為了確定SaaS提供商是否適合企業的業務，在理想情況下，企業的決策者應該通過一份綜合評估清單來評估五個關鍵領域。
(1)SaaS解決方案是否滿足所有已經確定和未來的業務需求?
在理想情況下，SaaS提供商應該有適當的機制來評估當前數據環境的業務需求和用例，以便他們的解決方案可以根據這些要求進行定制，并隨著業務需求的發展進行調整。
詢問有關如何擴展SaaS解決方案以支持不斷增長的處理數據量的問題，將提供有關潛在的使用成本或可能由此產生的定價層的見解。從長遠來看，所有這些都將有助于為企業提供更準確的解決方案價值分析。雖然最初的重點可能是為最終用戶啟動支持系統，例如Microsoft365或CRM系統，但決策者也應該跳出條條框框思考并評估提供的其他選項。
除了內部部署設施和云計算環境的數據備份和安全系統之外，可以處理數據并提供基于人工智能的數據分析的先進工具系統將有助于確保解決方案面向未來，以支持不斷變化的業務需求。能夠建立服務目錄并了解提供商未來的服務路線圖，將有助于確定是否存在正確的協同效應，以建立持久的增值合作伙伴關系。
(2)合同條款是什么?
在簽署服務合同之前，對服務合同進行詳細審查將有助于消除在后續過程中遇到意外或額外成本的可能性。該評估還應檢查所有合同終止條件，以避免任何潛在的SaaS提供商鎖定風險。
作為這一過程的一部分，決策者需要明確何時以及如何終止他們的業務，檢查有關在錯過服務等級協議(SLA)時如何將“服務信用”用作補償的細則，并就由誰監督服務等級協議(SLA)交付性能以及如何進行報告達成一致。
(3)從法律角度必須考慮什么?
在簽署合同之前，驗證提議的解決方案是否符合特定的行業、法規或法律要求非常重要。這對于在銀行、金融、保險和電信行業運營的企業來說尤其重要。建議所有中小企業檢查解決方案是否符合當今適用或即將出現的所有網絡安全標準或指南。
在簽署合同時，許多SaaS提供商將采用點擊包或點擊流程，通過點擊鼠標來批準合同文件的特定版本并接受所有合同條款。但是，一些企業可能需要更傳統的合同簽署流程，提供商應該能夠滿足通過電子簽名或書面合同簽署合同的請求。
(4)誰擁有數據?
高級決策者應該仔細檢查合同條款，以確保他們的企業在合同期間保持其數據的所有權。特別是，高級團隊需要完全熟悉數據處理描述，以便他們對處理個人數據的人員和方式充滿信心。
當涉及到誰對委托給提供者的數據負有法律責任時，必須明確定義誰承擔責任和誰將被追究責任。這一點至關重要，因為SaaS服務通常在其他實體提供的基礎設施和平臺上運行，因此合同可能會提及第三方合同。在這些“共同責任”場景中，明確誰負責什么，并以圖形表示所有共同責任將很有幫助。
(5)解決方案是否合規?
理想的SaaS解決方案將為GDPR和UK-GDPR等關鍵合規目標提供支持。例如，在理想情況下，備份解決方案應防止最終用戶將數據移動到云平臺之外，并實現對數據保留期的精細管理。此外還建議檢查是否需要單獨的合同來涵蓋個人數據的處理。
在承諾使用服務之前，評估數據的存儲位置并確定潛在提供商是否符合組織要求的所有監管標準(例如，SOC2合規性或HIPPA以及GDPR)至關重要。
導航和優化SaaS使用
隨著數字化轉型推動更多中小企業投資于SaaS服務，關鍵利益相關者將需要善于評估SaaS提供商的適用性，以確保他們的數字化之旅具有成本效益、安全并產生預期結果。
對SaaS提供商的證書進行詳細評估并明確定義數據所有權、成功指標、法律和合規性的影響，將有助于確保將與引入外部SaaS提供商相關的任何風險降至最低。這也將有助于選擇正確的SaaS解決方案來充分滿足當今和未來的業務需求。
